Snelle tips voor een succesvolle (hybride) vergadering

Hoe zorg jij ervoor dat je het maximale uit een (hybride) vergadering haalt? Of je nu een doorgewinterde organisator van vergaderingen bent of voor het eerst deelneemt aan een dergelijk gesprek: lees eerst deze snelle tips even door.

Check je apparatuur

Heb je je laptop onlangs geüpdatet? Check dan even of alles nog naar behoren werkt. Niets is zo vervelend als jij als laatste in de meeting komt (terwijl jij de organisator bent), omdat het opstarten zo lang duurde. Microfoon en camera ook even getest? Niets is zo frustrerend als mensen je niet kunnen zie of verstaan.

Vergader met een duidelijk doel

Het is heel gemakkelijk (en ook zo gedaan) om veel (externe) deelnemers uit te nodigen voor een vergadering. Maar als het gaat om het voeren van videogesprekken met meerdere mensen, kan het hebben van een vooraf duidelijk gesteld doel een wereld van verschil maken. Het kan voor een collega (of klant) namelijk behoorlijk frustrerend zijn om deel te nemen aan een ​​vergadering waarin je alleen maar aan het luisteren bent naar een informeel gesprek tussen collega’s onderling.

Bereid het vergadermateriaal van tevoren voor

Of het nu een PowerPoint-presentatie of een eenvoudig document is, visuele hulpmiddelen zijn krachtig om de belangrijkste gesprekspunten aan iedereen over te brengen. Vraag van tevoren of iemand het delen van het scherm wil afhandelen, zodat de mensen thuis en op kantoor hetzelfde te zien krijgen.

Tip: vergader je met Zoom en ben jij de gastheer of gastvrouw? Vergeet dan niet om andere deelnemers in staat te stellen hun schermen te delen wanneer de vergadering begint. Het staat in het menu wanneer je op “scherm delen” klikt!

Yes! Backgrounds zijn echt wel belangrijk!

Bedenk waar je collega’s (of klanten!) naar zullen kijken – niemand wil je onopgemaakte bed achter je zien tijdens een zakelijke bijeenkomst. Houd het gewoon bij een eenvoudige, strakke achtergrond of een eenkleurige muur.

Wijs een persoon aan om de vergadering te leiden

Dit klinkt misschien een beetje voor de hand liggend. Maar als je een hybride virtuele vergadering houdt, is het belangrijk om een ​​”vergaderhost” te hebben. Dat is iemand die verantwoordelijk is voor het toelaten van mensen in het gesprek vanuit de wachtkamer, het dempen/dempen van deelnemers aan de vergadering, het delen van schermen, ervoor zorgen dat iedereen een agenda-uitnodiging heeft, controleren of iedereen aanwezig is, de vergadering opnemen, en meer. Als één persoon dat allemaal afhandelt, kan jij meer georganiseerd zijn en de vergadering soepeler laten verlopen.

Bron: Travelperk.com