Stappenplan: zo maak je een goede projectplanning

Of je nu een doorgewinterde projectondersteuner bent of voor de eerste keer als Secretaresse/Support Professional een project gaat begeleiden. Een goede projectplanning is essentieel. Een planning helpt je om doelen te stellen, middelen te beheren en het werk soepel te laten verlopen. In dit blog leren we je stap voor stap hoe je een goede projectplanning maakt.

Stap 1: het doel en de omvang van het project

Elk project begint met een duidelijk omschreven doel. Wat wil je bereiken met het project? Wat is de verwachte uitkomst? Als Support Professional kan je betrokken zijn bij projecten van verschillende aard, zoals bijvoorbeeld de planning van een groot evenement, een kantoorverhuizing of het implementeren van nieuwe systemen en/of procedures. Zorg ervoor dat je het doel van het project begrijpt voordat je verder gaat.

Bepaal ook de omvang van het project. Welke taken moeten worden uitgevoerd om het doel te bereiken? Wat zijn de belangrijkste mijlpalen en deliverables? Het definiëren van de omvang helpt bij het bepalen van de benodigde middelen en het plannen van de tijdlijn van het project.

Stap 2: identificeer stakeholders

Stakeholders zijn de personen of groepen die invloed hebben op of beïnvloed worden door het project. Dit kunnen leidinggevenden, teamleden, externe leveranciers of andere belanghebbenden zijn. Identificeer wie de belangrijkste stakeholders zijn en wat hun verwachtingen en behoeften zijn met betrekking tot het project.

Als Secretaresse/Support Professional speel je vaak een coördinerende rol bij het beheren van communicatie tussen verschillende belanghebbenden. Zorg ervoor dat je een duidelijk beeld hebt van wie er betrokken is bij het project en wat hun rol is.

Stap 3: stel een projectteam samen

Afhankelijk van de omvang van het project, moet je mogelijk een projectteam samenstellen. Dit team zal verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van allerlei projecttaken en het bereiken van de projectdoelstellingen.

Zorg ervoor dat de teamleden de benodigde vaardigheden en expertise hebben om het project succesvol uit te voeren. Wijs duidelijke verantwoordelijkheden toe aan elk teamlid en stel verwachtingen vast.

Stap 4: maak een projectplan

Een projectplan is een gedetailleerde blauwdruk van het project. Het omvat alle taken, mijlpalen, deadlines, middelen (ook geld) en verantwoordelijkheden die nodig zijn om het project tot een goed einde te brengen. Hieronder hebben we een aantal belangrijke elementen die je zeker moet opnemen in je projectplan:

• Scope: Schrijf op wat wel en wat niet tot het project behoort. Doe dat zo duidelijk mogelijk.
• Takenlijst: Een overzicht van alle taken die moeten worden uitgevoerd. Gebruik evt. takenbeheertools zoals Trello, Asana of Microsoft Project om de taken te organiseren en bij te houden.
• Tijdslijn: Een chronologische weergave van wanneer elke taak moet worden voltooid. Gebruik bijvoorbeeld Gantt-chart/diagrammen om de tijdslijn visueel weer te geven.
• Middelen: Identificeer de benodigde middelen, zoals personeel, budget en materiaal.
• Risicobeheer: Zoek uit welke mogelijke risico’s er zijn en bedenk een plan om deze aan te pakken.
• Communicatieplan: Beschrijf hoe en wanneer je communiceert met belanghebbenden en teamleden.
• Budget: Bepaal de geschatte kosten en houd het budget nauwkeurig bij.
• Kwaliteitscontrole: Beschrijf de normen en procedures voor het waarborgen van de kwaliteit van het werk.
• Mijlpalen: Markeer belangrijke mijlpalen in het project, zoals de startdatum, einddatum en tussentijdse doelen. Om het nog concreter te maken.

Stap 5: toewijzen van taken en middelen

Na het opstellen van het projectplan, wijs je taken toe aan de juiste teamleden. Zorg ervoor dat elke taak een verantwoordelijke heeft en dat de benodigde middelen beschikbaar zijn. Als ondersteuner kan het jouw rol zijn om deze toewijzingen bij te houden en ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft.

Stap 6: volg de voortgang en communiceer

Tijdens de uitvoering van het project is het belangrijk om de voortgang te volgen en te rapporteren. Houd regelmatig vergaderingen met het projectteam om updates te delen en eventuele problemen op te lossen. Communiceer ook regelmatig met andere belanghebbenden om hen op de hoogte te houden van de projectplanning en de vorderingen van het project.

Stap 7: beheer veranderingen en risico’s

Veranderingen en risico’s zijn onvermijdelijk bij een project. Als Support Professional kan jij helpen bij het identificeren van eventuele risico’s en kan je plannen maken om ze aan te pakken. Wees daarbij flexibel. Pas de projectplanning ook daarop aan als dat nodig is.

Stap 8: evaluatie en afsluiting

Na de afronding van het project is het belangrijk om een evaluatie uit te voeren om te bepalen wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden. Dit helpt bij het leren van ervaringen en het verbeteren van toekomstige projecten. Zorg ervoor dat alle openstaande zaken worden afgerond en dat belanghebbenden op de hoogte worden gebracht van de afsluiting van het project.

Stap 9: leer en groei

Als Support Professional moet je voortdurend blijven leren en groeien. Het coördineren van projecten kan een mooie toevoeging zijn  aan je takenpakket. Neem de tijd om het project goed voor te bereiden en houd je projectplanning te allen tijden up-to-date. En na het project is altijd goed om ook aan reflectie te doen. Wat ging er goed en wat kon beter? Gebruik deze inzichten om je projectmanagementvaardigheden nog te verbeteren.

Cursus projectmanagement nodig?

Bekijk en vergelijk dan hier op SecretaresseNet de vele aanbieders en vraag meteen een gratis brochure aan.