Tactieken om je organisatorische vaardigheden als Assistant te verbeteren

Als je je carrière als Assistant naar een hoger niveau wil brengen, dan moet je alle voordelen en tactieken in jouw voordeel gebruiken. Hierbij tips hoe je als assistent de organisatorische vaardigheden op je werkplek verder kan verbeteren.

Neem de controle over je tijd

Begin jezelf te zien als regisseur van je eigen tijd. Het is duidelijk dat je soms in verschillende richtingen wordt getrokken, maar als je je eigen tijd goed indeelt, dan kun je die momenten van onrust met meer intelligentie tegemoet treden. Onderbrekingen ga je zien als een kleine ergernis in plaats van als iets dat je dag verstoort en bepaalt.

#1 Iedereen heeft een bepaald moment van de dag waarop ze het meest productief zijn. Sommige werken ’s morgens vroeg beter, terwijl anderen ’s avonds het meest productief zijn. Plan veeleisende werkzaamheden in de tijd dat je het meest productief bent. 

#2 Minimaliseer onnodige en vermijdbare onderbrekingen. Van persoonlijke gesprekken tot de verleiding van je mobiele telefoon, alle afleiding kost je tijd. Zet je mobiele telefoon uit, sluit de deur van je kantoor (of ga in een stilte/focus ruimte zitten) als je bezig bent met belangrijke werkzaamheden. Als je deadlines moet halen, dan is het beter om wat minder tijd te besteden aan persoonlijke/informele gesprekken.

Plannen

De beste manier om het meeste uit je dag te halen, is door deze te plannen en voor te bereiden. Weet dus wat je de volgende dag moet doen en bereid je daarop voor. Een goede planner zijn, houdt in dat je to-do lijsten gebruikt. Noteer alle klussen die je moet doen. Je zult merken dat je minder taken gaat vergeten en je krijgt meer voldoening uit het feit dat je taken van je lijst kan afstrepen.

Leestip: Takenlijstjes maken in Microsoft to-do? Zo doe je dat!

Maak een planning

Het maken van een planning gaat hand in hand met het maken van een to-do lijst. Een planning maken houdt in dat aan elke taak een voorgeschreven tijd wordt toegewezen om deze te voltooien. Wees royaal met het inschatten van je tijd voor elke taak of project, zodat de planning ook realistisch is.

Leer je agenda te bekijken met het oog op het grotere geheel. Focus je niet alleen op wat er vandaag en morgen moet gebeuren, maar kijk ook naar de komende weken of maanden. Leer anticiperen op wat komen gaat en denk een paar stappen vooruit.

Ga voor maximale efficiëntie

Het is slim om een goed ​​archiefsysteem op te zetten. Hoewel de meeste bestanden digitaal zullen zijn, moet je nog steeds weten waar alles wat je nodig hebt is opgeslagen. Het zoeken naar verloren bestanden zal net zoveel tijd in beslag nemen als het zoeken naar zoekgeraakte items. Je moet ervoor zorgen dat al je bestanden op de juiste plaats staan ​​en de juiste benaming hebben. Je zou ook een hoofddocument moeten hebben van al uw bestanden en de locatie van die bestanden.

Doelen stellen

Stel dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse doelen voor jezelf. Ze kunnen klein zijn, zoals bijvoorbeeld ‘beantwoord alle e-mails binnen een periode van 24 uur’ en zo groot als ‘het ontwikkelen van belangrijke nieuwe vaardigheden voor collega-secretaresses zodat ik hen beter kan begeleiden’. Zowel kleine als grote doelen gaan je helpen bij het ontwikkelen van motivatie en de discipline die je nodig hebt om de klus te klaren.

Delegeren

Door te leren taken te delegeren aan andere teamleden, heb je meer tijd om je te concentreren op projecten op hogere niveaus. Alles zelf doen is geen optie. Stel eerst vast welke taken je wilt delegeren en zoek dan de juiste mensen om de klus te klaren. Zorg ervoor dat het iemand is die je vertrouwt en dat het iemand is die extra taken met motivatie en aandacht voor detail aan zal pakken. Zorg ervoor dat je deze persoon duidelijk instrueert van wat hij of zij moet doen.

Leestip: Delegeren moeilijk? Niet met deze tips!

Samenwerken

Denk je dat samenwerken hetzelfde is als teamwork? Denk nog eens na. Samenwerking biedt ruimte voor verschillende gezichtspunten en perspectieven, unieke benaderingen en open gesprekken. Dit is een afwijking van het traditionele idee van teamwork. Bij samenwerken is het geen vereiste dat iedereen op dezelfde lijn zit of zelfs hetzelfde doel voor ogen heeft. Het is productiever als teamleden hun posities respecteren terwijl ze samenwerken om een “groter” doel te bereiken.

Het idee omarmen dat je alleen op een eiland bent kan schadelijk zijn voor je carrière. Leer in plaats daarvan ook om samen te werken met verschillende generaties op de werkvloer.

Deze tactieken kunnen je helpen je organisatorische vaardigheden op praktische en werkbare manieren te verbeteren. Laten we eerlijk zijn: je baan is al stressvol genoeg.

Bron: Officedynamics