Tips om belangrijke documenten goed te bewaren

Als secretaresse zorg jij ervoor dat belangrijke documenten correct opgesteld worden en dat ze door de juiste personen gelezen en ondertekend worden. Wat daarnaast ook belangrijk is, is dat documenten op een juiste en overzichtelijke manier in de organisatie worden bewaard.

Het bewaren van documenten kan zowel digitaal als fysiek. In beide gevallen gaat het om een systematische archivering, zodat deze later gemakkelijk en snel terug te vinden zijn. Om te voorkomen dat documenten door hackers of inbrekers buit gemaakt kunnen worden, is goed om na te denken over een goede beveiliging.

Fysieke beveiliging van documenten

Om te voorkomen dat belangrijke documenten, die hard copy bewaard moeten worden gestolen worden, kun je deze opbergen in een kluis. Wil je dat de documenten ook veilig zijn in geval van brand, dan zijn brandwerende kluizen een betere optie. Deze kluizen zijn voorzien van zowel brand- als inbraakwerende eigenschappen. Onthoud wel dat een kluis altijd een laatste beveiliging van documenten is, en zorg er dus voor dat binnen je bedrijf ook de nodige andere maatregelen op het gebied van inbraak- en brandpreventie worden getroffen. Denk hierbij aan goede sloten, alarmsystemen, brandmeldingsinstallaties en brandblussers.

Digitale beveiliging van bedrijfsdata

Er gaat tegenwoordig haast geen dag meer voorbij, waar je in het nieuws geen bericht hoort over (pogingen tot) hacks bij bedrijven of overheid. Tijdens een hack wordt geprobeerd bedrijfsdata, zoals financiële informatie of klantgegevens, in handen te krijgen. Doel hiervan is deze tegen ‘losgeld’ weer vrij te geven of te misbruiken voor financieel gewin. Bedrijfsdata beveiligen is mogelijk door andere firewalls, het verplichtstellen van veilige wachtwoorden en regelmatige wijziging hiervan en encryptie om verzonden data te beveiligen. Ontvang je vaak gasten die gebruik willen maken van het wifi-netwerk? Laat voor hen dan een apart gastennetwerk instellen met beperkte toegang zodat jullie bedrijfsdata beter is afgeschermd.

Door proactief beveiligingsopties voor te stellen maak je vast een goed beurt bij je baas!