Tips om echt paperless te worden

Mensen worden zich steeds bewuster van de impact van papier op het milieu. Steeds meer kantoren gaan dan ook voor een paperless office. Een paperless office is een kantoor waar amper of helemaal geen papier meer wordt gebruikt. Wat zijn de voordelen van een paperless office en hoe kun je er als secretaresse voor zorgen dat er minder (of helemaal geen) papier meer wordt gebruikt op kantoor?

De voordelen van een paperless office

Op jaarbasis wordt er veel papier verspild. Het is vaak een gewoonte, die ook onder secretaresses, er een beetje “ingebakken” zit. Moet je dat mailtje echt uitprinten? Toch is het mogelijk om je aan te passen aan een digitale manier van werken. Het is beter voor het milieu en het bespaard een bedrijf ook nog eens heel veel geld, want als er minder papier aanwezig is op kantoor, dan is er ook minder fysieke (opslag)ruimte nodig.

Een voordeel van digitaal werken is ook dat je documenten gemakkelijker kunt (terug)vinden. Je creëert hiermee overzicht en meer rust. En de kans dat je per ongeluk belangrijke documenten (met gevoelige informatie) weggooit wordt ook een stuk kleiner.

Slimme oplossingen

Een paperless office kun je bereiken door gebruik te maken van een goed digitaal systeem. Het management moet dit alleen wel eerst besluiten. En dat besluit is niet zomaar genomen… Toch kun je als secretaresse wel het een en ander doen om minder gebruik te maken van papier. Overweeg om gebruik te maken van slimme oplossingen voor het opslaan, bewerken en delen van documenten, zoals bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive. Dan ben je al aardig op weg. Denk hierbij wel goed na hoe je een eventuele mappenstructuur in gaat richten, want als je met meerdere secretaresse samenwerkt, dan wordt een digitale map al snel een vergaarbak van verschillende “eigen versies”.

Er zijn verschillende bedrijven die software ontwikkelen om digitale documenten beter te kunnen ordenen. Met deze software kun je digitale formulieren maken, genaamd Incontrol. Je hoeft geen verstand te hebben van code, want aan de hand van zgn. templates kun je zelf deze formulieren maken.

Een paperless office bestaat al sinds de jaren ‘60. Helaas is de hoeveelheid papier die we gebruiken daardoor niet echt afgenomen, sterker nog, ons papiergebruik is juist verdubbeld.

Geen papier is een goede gewoonte

Veel mensen lijken chronisch vergroeid te zijn met fysiek papier. Het is eigenlijk een gewoonte geworden om op die printerknop te drukken. Een aanpassing van het (gewoonte)gedrag zou daarom wenselijk zijn.

Paperless werken heeft overigens wel een keerzijde, want uit diverse studies is namelijk gebleken dat mensen die notities maken op papier (en dus niet printen) zich dingen beter kunnen herinneren… Het zal dus moeilijk worden om echt 100% papierloos te worden, maar met kleine stappen kan er al veel gerealiseerd worden.

Beheer jij het fysieke archief en wil je overgaan naar digitaal werken? Overweeg dan om gebruik te maken van verschillende OCR-technieken waarmee je papier om kunt zetten in digitale documenten.