Tips om een algehele “Inbox ZERO” te bereiken voor je manager

Er zijn talloze boeken, artikelen – vol met allerlei strategieën – die je kunnen helpen met het (opnieuw) inrichten van de mailbox van je manager(s). Helaas hebben de meest drukke managers niet altijd de tijd om het door ons implementeerde systeem ook echt vast te houden, simpelweg omdat er elke dag honderden e-mails door hun inbox vliegen. De secretaresse of assistant kan hierbij helpen door een Inbox ZERO uit te voeren. Hieronder een aantal belangrijke tips om die inbox-ZERO te bereiken.

Luister eerst

Stel je manager eerst vragen en luister naar wat hij echt wil met zijn e-mailbox (of met haar mailbox natuurlijk, maar voor schrijven van dit artikel gebruiken we dit keer de mannelijke vorm). Wat wil hij precies bereiken? Staat hij wel echt open voor verandering? Sommige managers vinden alles best en durven meteen in het diepe te springen, andere managers hebben iets meer tijd nodig. Onthoud dat jij hun steun en toeverlaat bent en dat de beste manier om hen te steunen is om het stap voor stap te doen.

Achterhaal eerst de pijnpunten voordat je meteen gaat deleten en/of archiveren. Is er teveel e-mail/rommel in de mailbox en kan hij het maar niet loslaten? Herinner hem er dan aan dat hij degene is die de e-mail wel leest maar dat hij vervolgens vergeet om te reageren: een opgeruimde mailbox is dus echt nodig. Door de pijnpunten te achterhalen en te benoemen, kan je je managers zover krijgen om het echt helemaal aan jou over te laten.

Voltooi een eerste reset van de Postvak IN

Communiceer duidelijk met je manager en stel een tijd vast om de eerste reset te voltooien. Laat hem weten hoe lang je verwacht dat het zal duren en bepaal de ideale tijd om het te voltooien zodat het voor jullie beiden werkt. In de meeste gevallen zal dit zijn als hij aan het vergaderen is of als hij vrij is. Zodra je de tijdlijn en actie hebt vastgesteld, ga je aan de slag!

Hierbij enkele praktische tips om je op weg te helpen:

• Verplaats alles van een maand of ouder naar het archief (herinnering: ze worden dus niet verwijderd!)
• Controleer submappen of labels op belangrijkheid en verplaats ze naar de inbox
• Maak nieuwe submappen of labels aan
• Verplaats huidige items naar de nieuwe submappen
• Maak regels aan voor nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen, enz. enz.
• Maak regels aan om items met hoge prioriteit te markeren zodra ze binnenkomen.

En neem altijd contact op met je manager als er iets is waar je niet zeker van bent.

Een dagelijkse Inbox Zero creëren

Nadat je de e-mailbox hebt opgeruimd, dan ben je klaar om een nieuwe werkwijze te implementeren. Het boek De Productiviteits Ninja heeft een goede werkwijze bedacht:

Het boek gaat uit van onderstaande werkwijze met drie mappen waarin e-mails worden gefilterd:

• Actie
• Lezen
• Wachten

Terwijl de e-mails binnenkomen, kan jij ze naar de juiste map verplaatsen met behulp van deze randvoorwaarden:

• De actiemap is voor e-mails waar op gereageerd moet worden, mails waar een beslissing over genomen moet nemen en/of mails waar een follow-up voor nodig is enz. enz..
• De map Lezen is voor e-mails die gelezen moeten worden, maar waarvoor geen actie vereist is.
• De map Wachten is voor e-mails die op iemand anders wachten, als je manager wacht op een teamlid om een ​​rapport af te ronden voordat deze kan reageren.

De rest van de e-mails? Stuur die naar het archief of de prullenbak. De Inbox ZERO betekent overigens niet een volledig lege e-mailbox, maar het betekent wel dat als je manager afsluit voor de dag, zijn hoofd inbox leeg is en de stress die gepaard gaat met een volle inbox wordt verlicht.

Controleren en aanpassen

Vraag regelmatig hoe je manager vindt dat het gaat. Onthoud dat dit de inbox van manager is, niet die van jou, dus als hij de namen die je aan de mappen hebt toegewezen niet leuk of niet handig vindt of als hij echt graag een vierde map wil, maak deze dan gewoon even aan.

Het beheren van e-mailboxen is niet one size fits all. Dus als je het hebt geprobeerd, gecontroleerd en aangepast, maar het werkt echt niet voor je manager, probeer dan iets anders. Ga daarvoor samen in overleg. Onthoud dat het jouw rol als secretaresse of assistant is om zijn leven gemakkelijker te maken, niet om hem te dwingen tot iets wat niet voor hem werkt.

Bron: 33vincent.vom