Tips om effectief EN efficiënt te werken

Assistants anticiperen op de behoeften van hun drukke manager(s) en zorgen er voor dat eventuele ‘rampen’ voorkomen worden, nog voordat ze zich voordoen. Ze zijn gefocust op details en kunnen het grotere geheel altijd overzien. Dit helpt hen om de agenda van hun manager(s) op één lijn te houden met de prioriteiten. Assistants moeten effectief EN efficiënt zijn. uhh, is dit niet hetzelfde?! We leggen je het verschil uit, zodat jij straks ook effectief EN efficiënt bezig kunt zijn.

Effectief vs efficiënt: het verschil

• Als je doelgericht bezig bent, werk je effectief. Je doet alleen wat nodig is om je doel te behalen en laat je niet afleiden door andere werkzaamheden.
• Als je zoveel mogelijk doet binnen de tijd die je hebt, dan ben je efficiënt bezig. Soms kan de effectiviteit in organisaties echter belemmerd worden door allerlei ingewikkelde processen en onnodige taken. Er wordt dan tijd verspilt. Niet efficiënt dus.
• Om succesvolle resultaten te behalen met minder tijd en middelen moet je dus effectief en efficiënt zijn.

Tips om effectief EN efficiënt te werken

• Als je één overzicht hebt, dan kan je sneller taken oppakken en verwerken. Dus géén losse post its of aantekeningen op verschillende plekken op je bureau.
• Zeg eens wat vaker ‘nee’. Lees hiervoor het artikel ‘vind jij nee zeggen lastig?’.
• Geef heel bewust aandacht aan één taak. Leg je telefoon weg, want dat is vaak je grootste afleiding gedurende de dag.
• Maak regels aan in Outlook voor nieuwsbrieven en evt. ook voor acceptaties/weigeringen van vergaderverzoeken.
• Werk een dag of dagdeel thuis of op een andere locatie. Zo kunnen je collega’s je ook niet ‘storen’.
• Gebruik sjablonen voor mailteksten die je vaak gebruikt. Lees daarvoor deze 3 niet te missen Outlook tips eens.
• Heb je het gevoel dat jouw mailbox (en/of die van je manager) nooit leeg gaat worden? Voer dan eerst eens een algehele inbox-zero uit en begin opnieuw.