Tips om gemakkelijker notulen te maken van online vergaderingen

Hoewel de meesten van ons al lang weer teruggekeerd zijn naar kantoor, blijven virtuele vergaderingen nog wel bestaan. In dit artikel delen we een aantal handig tips die je kunt gebruiken bij het notuleren van online meetings.

#1 Gebruik twee beeldschermen

Een goede werkplek is super belangrijk. En als notulist zijn je behoeften anders dan die van de deelnemers. Je moet volledig overzicht hebben en alles kunnen volgen om goede notulen te maken. Gebruik daarom meerdere beeldschermen. Eén scherm waarop je alle deelnemers kunt zien, en één waarmee je ook de chat kunt bekijken zodat je er ook op kunt reageren. Bovendien moet je ook weten wanneer er bestanden worden gedeeld. En dat is teveel voor slecht één monitor.

#2 Pas op met de chatfunctie

Het risico van het gebruik van de chatfunctie tijdens de vergadering is dat je het gevaar loopt dat er – op een gegeven moment – twee verschillende vergaderingen tegelijkertijd gaan plaatsvinden: de ene op het scherm waar de spreker updates of informatie deelt, en de andere in de chat waar deelnemers onderling commentaar geven… Als notulist moet je dan zowel de chat in de gaten houden als de officiële vergadering. En kan op een gegeven moment misschien wel wat veel worden? Pas dus op met de chatfunctie.

Wil je de chatfunctie toch graag gebruiken? Dan kun je de chat misschien na de vergadering ook nog wel downloaden, maar dan moet je de context achteraf nog wel kunnen begrijpen.

Tip: stel dat je Wifi per abuis wegvalt, dan kan het handig zijn om nog wel met die persoon kan communiceren. Naast de chatfunctie in bijv. Teams kan je er ook voor kiezen om een Whatsapp groep aan te maken (gebruik deze dan bij voorkeur via Whatsapp Web op je 2e monitor).

#3 Spraak-naar-tekst documenten

Het klinkt misschien handig maar vergis je niet: een transcriptie is nog geen verslag van de vergadering. Niet iedereen praat ook altijd even duidelijk (denk aan hard/zacht/mompelend, door elkaar etc.) en dat heeft natuurlijk ook weer invloed op de kwaliteit van het verslag. Je moet van het omgezette document dus nog steeds een samenvattend geheel maken en ook dat kost je tijd.

#4 Video-opnamen

In veel platformen is het mogelijk om je vergadering op te nemen (Klik bijvoorbeeld hier om te zien waar de opnamefunctie zit in Teams). Als je besluit om de vergadering op te nemen, zorg er dan voor dat je ook een kopie bewaart/opslaat bij de notulen. Mocht er ooit toch wat onduidelijkheid bestaan over een bepaalde actie of afspraak, dan kan je het alsnog even nazoeken.

Cursus notuleren

Of dat nou op de tablet, de laptop of nog gewoon op papier is. Bekijk en vergelijk hier de verschillende aanbieders van cursussen op het gebied van notulen.

Heb jij nog extra tips voor ons?
Deel ze via het formulier onder dit artikel…
We zijn je dankbaar!