Tips om je teamleden aan te moedigen om zich uit te spreken

Er zijn verschillende manieren waarop leidinggevenden ervoor kunnen zorgen dat teamleden van zich laten horen en hun standpunten durven te delen met betrekking tot werkactiviteiten, processen en/of andere beslissingen. De input van werknemers is altijd kostbaar en kan bijdragen aan een fijne bedrijfscultuur, tenminste als je het ook echt goed doet. Helaas zal alleen niet ieder teamlid zich evenveel uitspreken. Hoe kan jij als leidinggevende er nu voor zorgen dat teamleden zich wel (meer) gaan uitspreken?

#1 Vraag input

Het is niet genoeg om je collega’s alleen even te ‘melden’ dat ze meer mee moeten denken en zich meer moeten laten horen. Nodig ze uit ook vaker uit om deel te nemen aan een tweerichtingsgesprek. Maak er ook een gewoonte van om anderen te vragen: Hoe denk jij hierover?. Reserveer ook tijdens het teamoverleg wat extra tijd om ideeën uit te wisselen en mensen de gelegenheid te geven om vragen te stellen.

Laat ze weten dat je een opendeurbeleid hanteert en dat zij op elk moment met ideeën, vragen en zorgen bij je terecht kunnen. Mocht het zo zijn dat je (even) niet beschikbaar bent op het moment dat een medewerker langskomt of je een bericht stuurt, plan dan zo snel mogelijk een afspraak voor jullie om het te bespreken.

Een idee kan ook zijn om een jaarlijkse (evt. anonieme) enquête op te zetten waar je feedback van werknemers vraagt. Dit zou je kunnen doen door gebruik te maken van Microsoft Forms. Het is een kleine moeite en het kan voor nieuwe inzichten zorgen.

#2 Luister ook echt

Als werknemers de moeite willen nemen om zich uit te spreken, moeten ze ook weten dat jij als leidinggevende ook echt luistert. Spreek je waardering uit als iemand naar je toekomst. Geef aan wat je met het idee gaat doen en wanneer je erop terugkomt.

#3 Houd contact

Vertrouwen ontstaat niet direct. Je moet eerst een band opbouwen met je teamleden,  zowel in groepsverband als één-op-één. Houd dus regelmatig contact. Vermijd daarbij ook snelle oordelen, kritiek of directe afwijzing, ook als je het er absoluut niet mee eens bent. Deze acties kunnen namelijk een huiveringwekkend effect hebben op toekomstige bijdragen.

#4 Volg altijd op

Als je medewerkers gaat vragen om de tijd en moeite te nemen om zich uit te spreken of enquêtes in te vullen, maak het dan ook de moeite waard. Koppel dus altijd iets terug.

Als je medewerkers gaat negeren, dan zullen ze zich gekleineerd en afgewezen voelen. Ze hebben immers hun kostbare tijd verspild door iets met je te delen. Na verloop van tijd zullen ze ook gaan begrijpen dat je (toch) niet echt luistert. En dat gaat al heel snel ‘rond’ in de groep, waardoor men gaat stoppen met het aandragen van wat dan ook. Neem dus altijd contact op met medewerkers om hen te laten weten wat er met hun feedback of idee is gebeurd.

Bron: insperity.com