Tips om verwarring en frustratie te voorkomen
Je hebt netjes een vergaderruimte gereserveerd en komt op tijd bij de locatie aan, om te zien dat collega’s je ruimte hebben ingenomen. Het gevolg? Verwarring, frustratie en verwijten over en weer. Het goede nieuws? Deze irritaties zijn eenvoudig te voorkomen.
Twee tips om verwarring en frustratie te voorkomen en meetingrooms efficiënt te gebruiken.
Koppel de vergaderruimte aan agendasoftware met gebruik van Outlook of Exchange
Stop met ouderwetse inschrijflijsten die toch niet consequent worden ingevuld! Integreer je vergaderruimtes met een Office-account en maak gebruik van agendasoftware met behulp van Outlook en Exchange. Stel vervolgens de agenda open voor alle medewerkers. Nu kunnen zij altijd en overal meetings met collega’s in deze agenda inplannen en heb jij een up-to-date en digitaal overzicht van de geplande vergaderingen en meetings beschikbaar.
Maak de kalender van de vergaderruimte zichtbaar en beschikbaar
Met tip 1 ben je er nog niet helemaal. Ieder kantoor heeft wel collega’s die zonder te reserveren in een meetingroom plaatsnemen. Dat komt omdat er geen inzicht is bij de vergaderruimte zelf. Maak daarom de agenda zichtbaar en beschikbaar bij de vergaderruimte zelf. Hang daartoe een touchscreen op waarop de dagagenda en bezettingsgraad worden weergegeven, automatisch gekoppeld met Outlook of Exchange. En is de ruimte vrij en is er geen meeting gepland? Met deze slimme oplossing van Proflex Signage reserveer je zelfs de ruimte op het touchscreen bij de locatie. Ultiem gemak voor alle collega’s.
Wij hopen met deze waardevolle tips je leven makkelijker te maken en een boel frustratie weg te nemen. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op.
Is het ook net zo eenvoudig om je eigen bijeenkomst zelf uit het systeem te verwijderen, als ie niet door blijkt te gaan? Want dat is ook een grote bron van frustratie: reserveringen die toch niet doorgaan, maar administratief wel de vergaderruimte bezet houden.
Beste Carolien,
Dankjewel voor je vraag. Dat is zeker een bron van frustratie. Het is mogelijk om zowel via Outlook als bij de vergaderruimte zelf bijeenkomsten uit het systeem te verwijderen.
Mocht je nog meer vragen hebben dan helpen we je natuurlijk graag. Neem dan vooral contact met ons op via telefoonnummer 0345 – 630 123 of vul het contactformulier op onze website (http://www.proflexsignage.com/contact) in.