Tips voor Agile / Scrum werken op afstand

Werken op afstand wordt steeds normaler. Projecten aansturen kan hierdoor een stuk lastiger worden, wanneer je eerder gewend was om alles op kantoor te regelen. Gelukkig zijn Agile en Scrum prima methodes om projecten ook op afstand goed af te ronden. Deze vier handige tips zijn daarvoor zeer bruikbaar.

1 Zorg voor overzicht

Om een project tot een goed einde te brengen is het houden van overzicht een van de belangrijkste pijlers. Op kantoor hang je een whiteboard aan de muur waar de voortgang en werkverdeling tijdens het project op bijgehouden kan worden. Een fysiek bord is online natuurlijk niet mogelijk, maar gelukkig zijn er voldoende online tools waarmee je overzicht kunt houden. De project management tool Prinzi is daar een mooi voorbeeld van. Prinzi is geschikt voor alle soorten projecten, dus ook voor Agile en Scrum.

2 Houd de communicatie op orde

Projectleden kunnen beweren dat ze hard aan het werk zijn, maar of dat echt zo is zal pas blijken op het moment dat hun input met de rest van de groep gedeeld wordt. Voor een projectleider kan werken op afstand daarom best spannend zijn: voert iedereen inderdaad de taken uit die zijn toebedeeld? Houd iedereen bij de les door regelmatig met elkaar te overleggen. Daarvoor kun je beter meerdere korte momenten inplannen dan één lange. Op die manier kun je beter de voortgang bewaken én weten de projectleden van elkaar ook waar iedereen mee bezig is. Maak ook duidelijke afspraken over wat er van de projectleden verwacht wordt aan voorbereiding voor de vergadermomenten. Het voordeel van Agile en Scrum werken is dat jed deze manier van werken daar al ingebouwd zit en je projectleden automatisch al meer betrokken houdt bij het project.

3 Pas je vergaderstijl aan

Het is iets wat vóór corona amper gedaan werd, maar nu compleet is ingeburgerd in het kantoorleven: online vergaderen. De gemiddelde organisatie heeft nu een uitgebreid online vergadersysteem, bijvoorbeeld via Teams of Zoom. Dat online vergaderen is in de meeste gevallen een prima vervanging voor offline bijeenkomsten. Er zijn alleen wel een paar verschillen om rekening mee te houden:

• Tijdens fysieke vergaderingen is er vaak ruimte voor koetjes en kalfjes. Online krijg je minder snel zo’n ontspannen sfeer en lijkt de scheidslijn tussen formeel en informeel veel groter. Kijk er dus niet gek van op als collega’s online opeens veel zakelijker zijn dan op kantoor;
• De hele tijd naar een scherm staren is ontzettend vermoeiend. Plan daarom korte vergadersessies en neem bij langere vergaderingen op tijd pauze;
• Online verslapt je aandacht sneller. Probeer vergaderingen daarom interactief te houden. Is er een presentatie? Zorg dan voor interessant beeldmateriaal dat je verhaal ondersteunt. Neem de planning van een project ook bij voorkeur door met behulp van een plaatje of diagram. Het voordeel hierbij met Agile en Scrum is natuurlijk dat je sowieso veel sprintsessies hebt. Korte momenten zoals dagstarts, die dus prima online kunnen.

4 Geniet van alle online mogelijkheden

De stap naar thuiswerken en werken op afstand was voor veel mensen best groot. Dat is niet gek, want elke grote verandering gaat gepaard met een periode van gewenning. Een nieuwe manier van werken kan onzeker maken. De beste manier om met die onzekerheid om te gaan? Geniet van alle mogelijkheden die het nieuwe werken biedt. Zo zijn er online talloze handige tools die het (samen)werken makkelijker, leuker en uitdagender maakt. Stuur je project aan met behulp van Prinzi, maak een prachtige presentatie in Canva, of nodig collega’s uit voor een bijkletsmomentje in Teams. De mogelijkheden zijn eindeloos en zijn prima in te passen in het Agile en Scrum werken.