Tips voor effectieve hybride vergaderingen

Als hybride vergaderingen niet op de juiste manier worden begeleid, verlopen ze niet alleen chaotisch, maar belemmeren ze vaak ook de organisatorische besluitvorming. Thuiswerkers zijn dan vaker in het nadeel, omdat de deelnemers op locatie de vergaderingen meer (of directer) kunnen beïnvloeden. Dit kan o.a ook komen doordat deelnemers op locatie, de deelnemers thuis niet kunnen ‘zien’. Thuiswerkers dreigen daardoor passieve deelnemers te worden en dat is niet wenselijk voor de effectiviteit. Hoe kunnen hybride teams dan toch succesvol zijn?

Tips om hybride vergaderingen te verbeteren

Denk aan de acceptatie. Breng iedereen in het team op de hoogte van de doelstellingen voor de vergadering en ieder (gerelateerd) project.

Denk aan de volledigheid. Maak een beknopt openingsbericht op een teamprikbord dat het doel van de vergadering beschrijft en waarop de tijdslijn beschreven staat. Op het bord staan ook de bijbehorende verantwoordelijkheden van iedereen en is duidelijk waar relevante materialen gevonden kunnen worden.

Posten, posten, posten. Alle beslissingen/besluiten moeten gemarkeerd worden op het teamprikbord , zodat iedereen op de hoogte is en blijft van wat er gebeurt of in de maak is. Het plaatsen van notities na de vergadering zorgt voor een goede follow-up. De notities moeten de deelnemers opnieuw taggen en zij moeten dan ook aangeven wie de eigenaar is van welke acties en wanneer ze moeten worden afgerekend. Tag deelnemers, zodat ze weten wanneer er een nieuw bericht geplaatst is.

Asynchrone samenwerking. Houd er rekening mee dat teamprikborden geen eenrichtingsverkeer zijn. Moedig zo nodig feedback, vragen en het delen van documenten aan. Door gebruik te maken van cloudapplicaties, zoals gedeelde whiteboards, is realtime samenwerking mogelijk. Dit zorgt ervoor dat het werk doorgaat zonder dat drukke schema’s en eventuele tijdsverschillen een blokkade worden.

Focus op voorwerk. Als het gaat om het plannen van hybride vergaderingen, loont voorwerk. Hoewel het toevoegen van structuur, zoals een agenda, de productiviteit en teambetrokkenheid helpt verbeteren, kan te veel structuur die voordelen ook weer tenietdoen. Als de agenda bijvoorbeeld te lang is, dan kijkt niemand er meer naar.

Duidelijke doelstellingen. Deelnemers moeten van tevoren weten wie de vergadering heeft georganiseerd en waarom deze wordt georganiseerd. Ook moeten zij kunnen zien welk doel (al) is bereikt. Door de doelen van tevoren te delen zijn deelnemers vaak meer bereid om een ​​effectieve bijdrage te leveren.

Ondersteun time-shifting (tijdsverschuiving). Zelfs vóór de pandemie waren werknemers al bezig planningen af te stemmen tussen werk/privé. Daarom is het van groot belang om teamvergaderingen op te nemen en de opnames beschikbaar te maken in een teamruimte op een gezamenlijk communicatieplatform. Deelnemers op afstand zullen deze ruimte ook gebruiken om vragen te stellen die asynchroon kunnen worden beantwoord wanneer de deelnemers aan de vergadering het willen.

Betrek deelnemers op afstand. Deelnemers op afstand betrokken houden, is grotendeels een kwestie van iemand ter plaatse aanwijzen om hen tijdens vergaderingen in de gaten te houden en hun vragen en opmerkingen aan te moedigen (binnen redelijke grenzen, zie volgend punt).

Houd rekening met korte aandachtsspannes. De aandachtsspanne is nog nooit zo kort geweest. Houd hybride vergaderingen daarom kort en duidelijk, wat betekent dat je niet te veel presenteert. Hoewel we allemaal gehoord willen worden, kan het zijn dat je grenzen moet stellen. Iedereen wil misschien vragen stellen of punten maken, maar houd er rekening mee dat wanneer dat gebeurt, de vergadering niet zo productief zal zijn als het anders zou zijn geweest.

Bron: fastcompany.com