Tips voor het gezamenlijk beheren van één mailbox

Overzien wat er in je eigen mailbox binnenkomt, prioriteit heeft en verstuurd dient te worden, is doorgaans een behoorlijke klus. Het delen van een mailbox lijkt dan ook onbegonnen werk. Toch is dit goed te managen, mits je je aan een aantal afspraken houdt. In dat geval kan het je zelfs tijd opleveren. In dit artikel lees je daarom enkele praktische tips voor het gezamenlijke beheren van één mailbox.

1 Deel de verantwoordelijkheden op

Als je gezamenlijk één mailbox beheert, wil je voorkomen dat jij en je collega elkaar in de weg zitten en mogelijk tegelijkertijd dezelfde taken oppakken. Het is daarom verstandig om verantwoordelijkheden op te delen: het ene moment ben jij verantwoordelijk voor de afhandeling van e-mails, het andere moment laat je dit aan je collega over. Dit kan opgedeeld zijn per dagdeel, per dag, per werkweek, enzovoorts.

2 Verwerk de e-mails op één vast moment

Als je het verwerken van de binnengekomen e-mails over de gehele werkdag verspreidt, kost dit vaak onnodig veel tijd, energie en verlies je het overzicht. Het is aan te raden om op een vast tijdstip, bij voorkeur in de ochtend, de mailbox te checken, te prioriteren en taken in je takenlijst te noteren. Dit zorgt ervoor dat je de rest van de dag weet waar je aan toe bent.

3 Ga aan de slag volgens de OHIO-methode

Om tijd en moeite te besparen, wil je niet te lang stil staan bij iedere e-mail. Het verwerken van e-mails werkt dan ook het beste volgens de ‘OHIO-methode’: Only Handle It Once. Een prominent onderdeel in menig cursus timemanagement.

Vraag je bij iedere afzonderlijke e-mail af:

• Kun je het binnen 5 minuten uitvoeren?
• Moet je het inplannen voor een later moment?
• Kun je het delegeren naar een collega?
• Kan het later nog van belang zijn en archiveer je het?
• Gooi je het weg?

Als je deze methode op de juiste manier volgt, is er voor iedere e-mail actie ondernomen en is de mailbox aan het einde van de dag leeg.

Meer praktische tips lezen? Lees dan onderstaand artikel ook eens door.

• Snelle tips om samen te werken in een gedeelde mailbox.