Tips voor het schrijven van lange e-mails (die de ontvanger wel gaat lezen)

Eigenlijk is het verzenden van lange e-mails ‘not done’ maar soms is het wel nodig om een lange(re) update te mailen. In dat geval wil je jezelf en de ontvanger natuurlijk wel een plezier doen door direct ter zake te komen en ervoor te zorgen dat ze geen lange alinea’s hoeven door te spitten voor de essentie van je bericht. In dit artikel hebben we een aantal handige tips voor je verzameld, die je helpen om langere e-mails leesbaarder te maken zodat je alsnog snel een antwoord krijgt.

Verdeel je e-mail in onderwerpen en gebruik kopjes

Voeg kopjes toe aan je e-mail om duidelijk aan te geven waar je verhaal over gaat. Het is niet nodig om er vervolgens een heleboel informatie onder te zetten, want dat kan juist die ‘zucht’ bij de ontvanger veroorzaken. Door kopjes te gebruiker kan de ontvanger een stuk sneller zien of er bepaalde informatie is die interessant voor hem (of haar(=) is.

Creëer overzicht door handig gebruik te maken van opsommingstekens

Een van de meest cruciale dingen om te onthouden bij het schrijven van een lange e-mails is dat de ontvanger er waarschijnlijk snel doorheen zal willen bladeren. Als je e-mail dus alleen een saaie/platte lap tekst is, dan kan dat ervoor zorgen dat de lezer belangrijke informatie over het hoofd gaat zien, omdat er simpelweg teveel was om allemaal te lezen.

• Door handig gebruik te maken van opsommingstekens maak je het visueel een stuk aantrekkelijker.
• Maak daarbij ook de belangrijkste woorden vet of onderstreep ze.
• Op deze manier kan de lezer de e-mail gemakkelijk en snel door scannen en is hij daardoor ook eerder op de hoogte van de meest belangrijke punten.

Stel je vragen aan het einde van je e-mail

Heb je ooit meerdere vragen in een e-mail gesteld en misschien de helft beantwoord terug gekregen? Dit kan zelfs in de kortste e-mails of berichten gebeuren. Probeer daarom je vragen tot het einde te bewaren en ze kort en to the point te houden. Dit zal de lezer niet alleen helpen om ze te zien, maar ze zullen ook niet vergeten wat je onderweg hebt gevraagd, omdat je daarna geen informatie meer geeft.

Bron: makeuseof.com