Tips voor succesvol voorraadbeheer

Hoe vervelend is het als je collega aan je bureau staat om te vragen of er nog papier is… Hoe zorg je ervoor dat je voorraadbeheer up-to-date is? In dit artikel een aantal praktische tips.

Zo centraal mogelijk

Het hoeft ook weer niet zo te zijn dat je voor een paperclip een aantal verdiepingen naar beneden (of naar boven) moet, maar op elke verdieping een aparte kast met kantoorartikelen is misschien iets teveel van het goede…;-). Houd het zo centraal mogelijk, dan heb jij overzicht en kun je op tijd bestellen.

Automatiseer je bestellingen

We proberen (hopelijk) allemaal wat bewuster om te gaan met papier. En een e-mail uitprinten is ook niet altijd nodig… Veel organisatie hebben daarom een standaardzin toegevoegd aan de digitale handtekening onder de e-mail. Een goed initiatief!

Wist je dat – ondanks vele (ook andere) goede initiatieven – Europese kantoormedewerkers dagelijks toch nog nog gemiddeld zo’n 17% van de geprinte pagina’s voor niets uitprint

Een milieutip: stel het kopieerapparaat standaard zo in, dat hij dubbelzijdig afdrukt. Dat kan veel papier besparen! Maar… dit artikel gaat niet over het milieu maar over het automatiseren van je voorraad kantoorartikelen…;-)

Een tip: een optimaal voorraadbeheer begint bij goede registratie! Begin door een Excel bestand aan te maken en houd een aantal maanden bij hoeveel papier (en wanneer) je hebt besteld. Graag in aparte kolommen, dan kun je makkelijk optellen en delen door het aantal maanden, zodat je op den duur kunt zien hoeveel jullie in een bepaalde periode (of per maand) hebben gebruikt.

En dan de inkt of de toner. Maak gebruik van een handige service die steeds vaker door verschillende leveranciers wordt aangeboden. Je hebt dan je nieuwe nieuwe inkt al in huis voordat de oude op is…;-) Hoe handig is dat!

Plan

Maak elke maand in je agenda een terugkerend item waarop je alle uitgiftepunten checkt. En maak een lijstje waarop je alle kantoorartikelen schrijft. Je hoeft dan alleen maar aan te vinken wat je nodige hebt.