Top 10 van meest voorkomende secretaresse functies in 2024

In 2024 is de secretaresse veel meer dan een administratieve kracht. Door de toenemende digitalisering en de veranderende behoeften binnen organisaties, wordt er meer gevraagd van secretaresses. Bedrijven zoeken naar professionals die niet alleen administratief sterk zijn, maar ook strategisch kunnen meedenken. Rollen zoals directie- en managementassistenten, maar ook meer specialistische functies, zijn in opkomst.

Het UWV brengt jaarlijks kansrijke beroepen in kaart, en op pagina 9 van hun rapport wordt aangegeven dat directiesecretaresses en managementassistenten zeer kansrijke beroepen zijn. Dit betekent dat er veel vraag is naar professionals in deze functies en dat het aanbod van kandidaten vaak niet voldoende is om aan die vraag te voldoen. Wat betreft het aantal vacatures voor secretaresses, er zijn duizenden vacatures beschikbaar in verschillende sectoren. Websites zoals Randstad en Jooble laten zien dat er veel openstaande vacatures zijn voor gespecialiseerde secretaresse functies, zoals juridisch, medisch, HR en directieondersteuning.

De top 10 van de meest voorkomende secretaressefuncties in 2024:

1. Directiesecretaresse

De directiesecretaresse blijft een van de meest gevraagde functies in 2024. Dit komt doordat bedrijven meer dan ooit behoefte hebben aan ondersteuning op strategisch en operationeel niveau. Directiesecretaresses vervullen een cruciale rol door het managen van vertrouwelijke informatie, het organiseren van de agenda van de directie en het coördineren van belangrijke processen binnen de organisatie. De rol vraagt om uitstekende organisatorische vaardigheden, maar ook om inzicht in de bedrijfsvoering en strategische prioriteiten.

2. Managementassistent

In veel organisaties fungeert de managementassistent als de “spin in het web”, waarbij ze niet alleen zorgen voor administratieve ondersteuning, maar ook betrokken zijn bij strategische en operationele taken. Managementassistenten werken vaak nauw samen met verschillende afdelingen, wat betekent dat ze een diepgaand inzicht moeten hebben in hoe de organisatie werkt en hoe de verschillende teams met elkaar samenwerken. Het vermogen om effectief te communiceren met verschillende lagen binnen het bedrijf is daarbij van groot belang.

3. Medisch secretaresse

Binnen de zorgsector blijft de vraag naar medisch secretaresses in 2024 onverminderd groot. Deze functie is onmisbaar in ziekenhuizen, klinieken en andere zorginstellingen. Medisch secretaresses zijn verantwoordelijk voor administratieve taken die specifiek zijn voor de medische sector, zoals het beheren van patiëntendossiers, het plannen van afspraken, en het verwerken van medische documenten. Wat deze rol zo bijzonder maakt, is dat de medisch secretaresse vaak de eerste schakel is tussen patiënten en zorgverleners, en dat er specifieke kennis van medische terminologie en processen vereist is.

De zorgsector kampt al enkele jaren met personeelstekorten, en dit heeft er ook toe geleid dat er een groeiende vraag is naar medisch ondersteunend personeel. De toenemende druk op zorginstellingen betekent dat efficiënte en goed georganiseerde administratieve ondersteuning steeds belangrijker wordt​.

4. Juridisch secretaresse

In de juridische sector is er een aanhoudende vraag naar juridisch secretaresses. Deze functie is van cruciaal belang in advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven, omdat juridisch secretaresses verantwoordelijk zijn voor het beheren van juridische documenten en het ondersteunen van advocaten en juristen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Ze houden zich bezig met zaken zoals het opstellen van contracten, het voorbereiden van dagvaardingen en het coördineren van gerechtelijke processen. De vraag naar juridisch secretaresses blijft zo groot omdat juridische documenten en processen vaak complex zijn. Deze vereisen uiterste precisie. Juridisch secretaresses hebben diepgaande kennis van juridische terminologie en wetgeving, waardoor ze een cruciale rol spelen in het waarborgen van de juridische juistheid en tijdigheid van documenten​. Er zijn alleen niet veel secretaresses die zich willen specialiseren in het juridische deel.

5. HR-secretaresse

HR-secretaresses ondersteunen de HR-afdeling met personeelsadministratie, het plannen van sollicitatiegesprekken en het bijhouden van medewerkersdossiers. Met de groeiende aandacht voor personeelsbeheer en welzijn binnen organisaties, neemt de vraag naar deze specialisten ook toe​.

6. Projectsecretaresse

De projectsecretaresse ondersteunt projectmanagers door het beheren van deadlines, het voorbereiden van vergaderingen en het bijhouden van projectdocumentatie. Met de toenemende trend van projectmatig werken, vooral in de bouw, IT en zakelijke dienstverlening, is deze functie in 2024 zeer gewild​.

7. Virtueel assistent

Virtuele assistenten zijn in opkomst door de groei van hybride werken en digitalisering. Deze secretaresses werken op afstand en bieden ondersteuning op gebieden zoals agenda- en e-mailbeheer, zonder fysiek aanwezig te zijn op kantoor. De flexibiliteit van deze functie is een van de belangrijkste redenen waarom virtuele assistenten steeds populairder worden. Werkgevers kunnen een virtueel assistent inhuren om taken uit te voeren zonder dat er kantoorruimte, apparatuur of vaste contracten nodig zijn.

8. Notarieel secretaresse

Een van de belangrijkste redenen voor de aanhoudende vraag naar notarieel secretaresses is de vergrijzing van de bevolking. Naarmate de bevolking ouder wordt, is er een toenemende behoefte aan diensten zoals testamenten, nalatenschapsplanningen en vermogensbeheer. Notarieel secretaresses zijn verantwoordelijk voor het administratief afhandelen van deze processen, wat deze functie essentieel maakt in notariskantoren​. En ook de complexiteit van notariële akten die moeten voldoen aan specifieke wettelijke vereisten en die veranderen regelmatig. Bovendien is de vraag naar onroerendgoedtransacties en familierechtelijke zaken zoals scheidingen, huwelijksvoorwaarden en overdrachten van eigendom is de afgelopen jaren ook toegenomen. Notarissen spelen een belangrijke rol bij het formeel vastleggen van deze transacties, en notarieel secretaresses zorgen ervoor dat de administratie hiervan vlekkeloos verloopt. Dit maakt hen onmisbaar in het notariskantoor.

9. Bestuurssecretaresse

De bestuurssecretaresse speelt een essentiële rol in het ondersteunen van de raad van bestuur. Deze functie is cruciaal voor het soepel laten verlopen van strategische en operationele processen op het hoogste niveau binnen een organisatie. De taken van een bestuurssecretaresse zijn veelomvattend en variëren van het voorbereiden en coördineren van bestuursvergaderingen tot het beheren van beleidsdocumenten en het organiseren van afspraken met belangrijke interne en externe stakeholders. Bestuursfuncties vragen ook een hoge mate van discretie, professionaliteit en betrouwbaarheid, omdat zij vaak toegang hebben tot vertrouwelijke informatie die de hele organisatie aangaan.

10. Marketingsecretaresse

Met de opkomst van digitale marketing is de complexiteit van marketingcampagnes toegenomen. Bedrijven voeren nu regelmatig multichannel-campagnes uit via sociale media, e-mailmarketing, zoekmachineoptimalisatie (SEO), en online advertenties. Deze campagnes vereisen een nauwkeurige coördinatie en administratie, wat de marketingsecretaresse onmisbaar maakt. Ze helpt niet alleen met de logistiek van deze campagnes, maar speelt ook een sleutelrol in het verzamelen en analyseren van data. De vraag naar marketingsecretaresses zal naar verwachting blijven toenemen naarmate bedrijven hun marketinginspanningen blijven uitbreiden in de digitale wereld.

Welke vaardigheden zijn essentieel voor secretaresse functies in 2024?

In 2024 zijn digitale vaardigheden onmisbaar voor secretaresses. Denk aan het werken met tools zoals Microsoft Office 365, projectmanagementsoftware en communicatietools zoals Teams en Zoom. Daarnaast zijn soft skills zoals probleemoplossend vermogen, flexibiliteit, en communicatie van groot belang. Bedrijven zoeken naar secretaresses die snel kunnen schakelen en die zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken.

Wat is het bijbehorende salaris van de verschillende secretaresse functies in 2024?

Het salaris van een secretaresse varieert afhankelijk van de functie, ervaring en specialisatie. Een secretaresse verdient gemiddeld tussen de €2.500 en €3.500 per maand. Specialistische secretaresse functies, zoals directiesecretaresses of juridisch secretaresses, kunnen een hoger salaris verwachten, met een gemiddeld salaris tussen de €3.000 en €4.500 per maand. Virtuele assistenten werken vaak op freelancebasis, waardoor het tarief afhankelijk is van de specifieke opdracht en de ervaring.