De vakantiechecklist voor een zorgeloze vakantie

Voor het midden van het land is de vakantieperiode alweer voorbij. Andere delen van het land kunnen nog genieten van een welverdiende vakantie. Ga jij nog op vakantie? Voordat je gaat, is het verstandig om een aantal zaken goed te regelen. Of je nu zelf op vakantie gaat, of het managementteam dat jij ondersteunt, het is belangrijk dat bepaalde zaken gewoon door kunnen gaan. Deze vier tips dragen bij aan een vlekkeloos proces.

Denk vooruit en plan

Staat er na de vakantie een bestuursvergadering op de planning? Zorg dan dat de benodigde documenten bij iedere bestuurder op tijd afgeleverd worden. Zo heeft iedereen ruimschoots de tijd om zich voor te bereiden. Dit kan betekenen dat vergaderdocumenten per koerier naar de vakantiebestemming van bestuurders gestuurd moeten worden. Het is essentieel om vooraf te bedenken hoe dit proces verloopt en dat je zorgt voor een correcte logistieke afhandeling. Werk je nog met papieren vergadermappen? Dan zal je een koerier erop uit moeten sturen. Werk je met een digitale oplossing? Zorg dan dat de meest recente stukken worden geüpload naar de digitale omgeving en dat iedereen toegang heeft tot deze omgeving. Door te werken met een collaboratief en veilig platform kan het bestuur eenvoudig informatie uitwisselen.

Overdracht en afspraken

Ga jezelf op vakantie? Zorg dan dat jouw takenpakket overgenomen wordt. Er is niets zo vervelend voor bestuurders als er niemand is die hun agenda kan beheren. Houd hierbij ook rekening met het overdragen van procedures – hoe worden bijvoorbeeld nieuwe meetings genoteerd. Hetzelfde geldt voor de informatievoorziening richting het management. Hoe ontvangen bestuurders nieuwe documenten, zoals financiële gegevens of overname informatie, bijvoorbeeld? Zorg ervoor dat dit allemaal duidelijk geadministreerd staat en dat jouw vervanger op de hoogte is.

De tekenmap

Het is een mythe dat het hele bedrijfsleven op zijn gat zit in de zomer. Sterk nog, in sommige branches wordt juist meer business bedreven dan normaal. Processen die vertraging oplopen omdat er iemand op vakantie is, is erg vervelend. Denk bijvoorbeeld aan het tekenen van een nieuw contract of overeenkomst. Maak daarom voor vertrek duidelijke afspraken over hoe er om wordt gegaan met dit soort zaken. Scan je alle contracten bijvoorbeeld in, zodat een manager aan de andere kant van de wereld het toch kan ondertekenen? Of maak je gebruik van e-signatures?

Wees voorbereid op een crisis

Het klinkt misschien evident, maar een crisis ligt altijd op de loer – ook in de vakantieperiode. Een goede voorbereiding is daarom geen overbodige luxe.

We leven in een snelle wereld waar van een mug al snel een olifant gemaakt wordt. Tijdens een crisis is het zaak dat er snel en adequaat gehandeld wordt. Hoe sneller het bestuur reageert op een kwestie, hoe groter de kans is dat het met een sisser afloopt en dat de schade beperkt blijft. Toegang tot de juiste informatie in zo’n situatie is cruciaal. Zorg dus dat in een crisismanagementplan is opgenomen wie waarvoor verantwoordelijk is – en draag dit eventueel over tijdens de vakantie.

Met deze vier tips ben jij klaar om te gaan genieten van een zorgeloze vakantie en zorg je ervoor dat het bestuur niet wordt belemmerd in eventuele werkzaamheden en beslissingen.

Jesse Thiel is Country Manager Nederland bij Diligent. Hij helpt dagelijks organisaties in de transitie naar een digitale boardroom met behulp van Diligent Boards. In de praktijk merkt hij dat secretaresses en management assistentes een cruciale rol spelen in deze overgang. Als columnist zal hij dan ook praktische tips en informatie aanreiken hoe zij deze rol goed kunnen vervullen.