Van PA tot projectmanager: alles wat je moet weten

Steeds vaker wordt de PA ook gevraagd om deel te nemen aan projecten. Op secretarieel gebied draagt de PA dan zorg voor de organisatie en verslaglegging van de vergaderingen en zorgt hij of zij ervoor dat de genomen acties en besluiten verspreid en opgevolgd worden. De PA kan natuurlijk ook inhoudelijk(er) van betekenis zijn. Denk hierbij dan aan het (op)maken van (management)rapportages en het doen van verbeter voorstellen als er knelpunten worden gesignaleerd gedurende het project. De PA is daarom ook een uitstekende projectmanager! Waarom? Dat leggen we je graag uit in dit artikel.

De PA heeft uitstekende planningsvaardigheden

PA’s hebben uitstekende planningsvaardigheden en zijn gewend aan veranderende eisen en prioriteiten. Ze beheren niet alleen hun eigen werklast, maar ook die van de managers die ze ondersteunen. Bij die planningsvaardigheden draait alles om georganiseerd zijn en de PA is waarschijnlijk de meest georganiseerde persoon in de organisatie. En laat projectmanagement nou alles te maken hebben met goed organiseren en plannen.

De PA behoudt overzicht en kent de juiste mensen

Op welk niveau de PA ook ondersteuning biedt, zij kennen de prioriteiten, eisen en tijdschema’s van het team. Zij weten waar de mensen zoal aan werken en wat de sterke en zwakke punten van de teamleden zijn. Om een ​​project te plannen, moet je ook weten waar de werkdruk ligt, waar individuen in uitblinken en waar extra ondersteuning nodig kan zijn.

De PA kent ook de juiste mensen! Zij weet waar ze wel (of juist niet) moet zijn om de dingen (snel) voor elkaar te krijgen. Hierdoor kan het project binnen de aangegeven tijd afgerond worden.

De PA heeft goede communicatieve vaardigheden

Naast goed georganiseerd te zijn, is goede communicatie de tweede belangrijke vaardigheid die de PA bezit. Een project kan en zal namelijk mislukken als de communicatie ontbreekt. Het is van groot belang dat er gedurende het project consistent wordt gecommuniceerd met het team en eventuele andere (externe) belanghebbenden.

De PA kent de juiste (online) tools

Ten slotte heeft de PA het vermogen om verschillende softwareprogramma’s te gebruiken. Ze weten waar de juiste online tools te vinden zijn.

Zoals je kunt zien, zijn de vaardigheden die essentieel zijn om een ​​succesvolle PA te zijn, dezelfde vaardigheden die nodig zijn om een ​​project te managen.

Bron en meer tips te lezen via EssexPAnetwork