Vergadering organiseren? Wij geven 5 tips

Waarom ga je een vergadering organiseren? Moeten alle medewerkers op de hoogte worden gebracht van veranderingen binnen de organisatie? Wordt het een brainstorm sessie? Is er een dringend probleem wat opgelost moet worden? Een vergadering kan verschillende doeleinden hebben. Zorg dat de doelstelling duidelijk is zodat iedereen weet wat er verwacht wordt. Een duidelijk doel voor ogen hebben is één van de belangrijkste tips die we aan je meegeven. Hieronder volgen onze andere tips.

De locatie van de vergadering

Als het doel van de vergadering duidelijk is, ga je de locatie nader bepalen. Misschien heb je creatieve ideeën nodig om te komen tot een oplossing. De vergaderruimte binnen jouw bedrijf is niet altijd inspirerend, daar kom je waarschijnlijk ook met regelmaat. Laat je uitdagen en oriënteer je eens op verschillende vergaderruimtes buiten de deur. In elke stad zijn verschillende vergaderlocaties te vinden. Denk hierbij eens aan de vele mogelijkheden en inspirerende vergaderlocaties in Eindhoven, Tilburg, Utrecht of Rotterdam.

Tip: let erop dat de locatie goed te bereiken is. Is er een parkeermogelijkheid of is de locatie te bereiken met het openbaar vervoer?

Breng structuur aan

Naast een duidelijk doel is een duidelijke structuur ook belangrijk. Stel van tevoren een agenda op en verstuur dit naar alle deelnemers van de vergadering. Zo hebben zij van tevoren inzicht in de agendapunten en kunnen ze zich voorbereiden. Op deze manier bespreek je enkel het nodige wat besproken moet worden. Je brengt ook structuur in een vergadering aan door de rollen te verdelen. Zorg dat de rollen duidelijk zijn voordat de vergadering begint. Tijdens een vergadering heb je een voorzitter en notulist nodig. De voorzitter hakt knopen door en mag beslissingen maken. De notulist schrijft een verslag van de vergadering en zorgt dat de beslissingen worden genoteerd.

Overeenstemmingen en actiepunten

Tijdens een vergadering kunnen de gemoederen hoog oplopen en het is dan belangrijk om als voorzitter leiding te nemen. Vat punten samen en kom samen tot overeenstemming. Op deze manier zorg je ervoor dat de agendapunten niet te ver uitlopen en dat er duidelijke actiepunten uitkomen.

Ben je nu geïnspireerd om een vergadering te organiseren op een andere locatie? Oriënteer je dan eens om te vergaderen in Tilburg, Eindhoven, Rotterdam of Utrecht. Als je deze tips opvolgt zorg je voor een prettige, efficiënte en effectieve vergadering.

Wij wensen je veel succes en bovendien plezier met het organiseren van jouw inspirerende vergadering.