Verminder verstoringen door collega’s. Stel een aanspreekpunt in!

Werk jij op een secretariaat en zit jij met meerdere secretaresses in een kamer? Dan herken jij vast dit probleem. Collega’s komen je kantoor binnen vallen en weten vervolgens niet bij wie ze het met hun vraag beste terecht kunnen, dus stellen ze de vraag aan alle secretaresses in de kamer. Met als gevolg dat iedereen uit de concentratie wordt gehaald en zich bemoeit met het probleem. Of juist diegene die het dichtst bij de deur zit, is het vaakst de klos. Dit soort verstoringen zijn funest voor je productiviteit. Je kan dit oplossen door een aanspreekpunt in te stellen of door een niet-storen-bordje op je bureau te zetten.

Aanspreekpunt

Het aanspreekpunt van de dag is een secretaresse die ‘dienst’ heeft en alle vragen van binnenlopende collega’s moet beantwoorden. Je kunt ook afspreken dat het aanspreekpunt ook de algemene e-mails in behandeling neemt. Laat je collega’s vervolgens weten wie er ‘dienst’ heeft door een aanspreekpunt-bordje te gebruiken. Dit bordje staat elke dag bij een andere secretaresse op het bureau, die in eerste instantie alle vragen gaat beantwoorden. Alleen als het aanspreekpunt het antwoord op een vraag niet weet, mag de vraag aan een andere secretaresse doorgespeeld worden.

Niet-storen-bordje

Een andere oplossing om je collega’s op afstand te houden is om een niet-storen-bordje op je bureau te zetten als je een tijd moet werken aan een lastige klus. Er zijn verschillende typen niet-storen-bordjes, zoals rood-groene lampjes die je aan je computer kan hangen, hangers voor aan de deurknop of bordjes die je op je bureau kunt zetten.

Renée Niessen is productiviteitstrainer bij haar eigen bedrijf RCN Advies en Training en geeft onder andere trainingen Timemanagement en Productief met Outlook. Zij ontwikkelde een set niet-storen-bordjes voor op het bureau en een variatie daarop met een extra bordje aanspreekpunt. Deze bordjes zijn te bestellen via www.nietstorenbordjes.nl.