Virtueel notuleren? Dit zijn twee extra uitdagingen

door Ingeborg · 18 november 2021

We werken wéér thuis. Alle vergaderingen zetten we digitaal voort. Als notulist ken je de basis van het notuleren: goed voorbereiden, luisteren, samenvatten, noteren en verwerken. Die basis alleen al kan best een pittige opgave zijn tijdens een online vergadering. Je hebt daarnaast ook nog deze extra vaardigheden nodig als virtueel notulist.

Focus 2.0

Je bent je vaste plek aan tafel kwijt en ziet nu iedereen tegelijkertijd in beeld. De ene collega praat door de ander heen, terwijl weer een andere collega wat af lijkt te dwalen. Doordat je alle deelnemers aan de vergadering in beeld hebt, krijg je nu ook meer mee. Waar je in een ‘normale’ vergadering voornamelijk oog hebt voor degene die aan het woord is, valt nu je oog op alle deelnemers. Genoeg zaken dus om je goed te laten afleiden.

Als virtueel notulist is het daarom extra van belang dat je je aandacht goed bij de onderwerpen in de vergadering houdt. Concentreer je op de onderwerpen waar het om gaat en breng structuur aan waar nodig. Is een discussie interessant, maar staat het los van het agendapunt? Dan kun je ruimte geven voor deze discussie zonder dit te notuleren. Ook kun je ervoor kiezen om de discussie te beëindigen en te sturen naar het bespreken van het volgende agendapunt.

Kortom, laat van je horen. Blijf alert en breng structuur. Zo begeleid je de voorzitter en zorg je voor een efficiënte vergadering.

Digitaal vaardig zijn

De online vergadering vindt plaats in tools als Zoom, Teams en Skype. Het spreekt voor zich dat je er je voordeel mee doet als je vaardig bent met deze tools. Zorg dat je de programma’s voldoende begrijpt en meteen goed kunt gebruiken. Dan hoef je niet bang te zijn om belangrijke informatie te missen, omdat je teveel gefocust bent op het juist besturen van de tool.

Ook werk je mogelijk nog met andere tools, bijvoorbeeld om documenten online te delen. Hoogstwaarschijnlijk ben je met deze tool al veel langer bekend. Hoe dat werkt, spreekt dus wel voor zich. Het is wel belangrijk om deze tool vooraf te testen samen met de vergadertool. Sla je zaken op in de online vergadertool? Controleer dan goed hoe je dat doet, en waar je deze aangepaste versies terugvindt.

Cursus Notuleren en Verslaglegging op strategisch niveau

Ga goed voorbereid en zelfverzekerd de (online) vergadering in. Tijdens de cursus Notuleren en Verslaglegging op strategisch niveau krijg je veel praktische tips, tools en inzichten:

Haal het belangrijkste uit een complexe discussie
Zet je aantekeningen om in een goedlopend verslag op het juiste niveau
Creëer een zakelijke en prettig leesbare lay-out

Cursus Virtual Assistant: ondersteun optimaal op afstand

Wellicht ben je ‘dankzij’ de coronacrisis omgedoopt tot een ondersteuner die online en op afstand werkt. Dat biedt kansen! Na deze cursus Virtual Assistant: