Waarom je “wie zei wat” notulen beter kan vermijden

door Ingeborg · 20 oktober 2021

Notulen moeten de essentie vastleggen van wat er tijdens een vergadering is gebeurd en wat er is besloten, en niet van wie wat heeft gezegd.

Het is gemakkelijk om je tijdens een vergadering te focussen op wie wat gezegd heeft. En de meeste deelnemers aan een vergadering willen ook graag dat je hun naam noteert en precies vastlegt wat ze hebben gezegd. Zo ziet iedereen dat ze een toegevoegde waarde hebben geleverd aan de vergadering.

Op executivemagazine.com lazen wij het verhaal van Rhonda Scharf waarin ze aangeeft waarom het beter is om ‘wie zei wat’ notulen te vermijden.

Notulen zijn niet bedoeld als transcriptie van de vergadering. Ze zijn ontworpen om beslissingen en acties vast te leggen die tijdens de vergadering zijn overeengekomen. Het is niet de bedoeling dat ze alles (dus letterlijk) vastleggen wat er is gezegd.
Het is onredelijk om te denken dat je alles wat er is gezegd kunt vastleggen en op dezelfde manier op papier kunt weergeven als het is gebeurd. Vaak is er meer dan één persoon tegelijk aan het woord, dus je zult zeker woorden weglaten die door iemand zijn gezegd. Ook zou de context verloren gaan, omdat er veel wordt ‘gezegd’ door middel van lichaamstaal, bijvoorbeeld instemmend knikken of opgetrokken wenkbrauwen om iets in vraag te stellen. Het hebben van een volledige transcript is dus niet erg handig. Om nauwkeurig te noteren “wie wat heeft gezegd”, moet u de vergadering opnemen en uren besteden om ervoor te zorgen dat elke opmerking wordt genoteerd en uitgewerkt. Dit neemt zoveel tijd in beslag, waardoor de notulen niet tijdig worden verspreid.
Het kan zelfs gevaarlijk zijn voor de geciteerde persoon om letterlijk op te nemen wat hij zegt. Uiteindelijk is dit de belangrijkste reden waarom je niet wilt vastleggen wie wat heeft gezegd. Je creëert namelijk mogelijke aansprakelijkheid voor de persoon en mogelijk ook voor het bedrijf als de notulen verspreid worden (vooral als notulen ook (of per abuis) buiten de organisatie terecht komen).

Een voorbeeld

Stel, je notuleert een vergadering voor een woningbouwbedrijf, waar mensen enkele garantiekwesties bespreken die ze hebben met een deel van hun nieuwe woningbouw. Er is een klacht ingediend over de elektrische werkzaamheden door de door u ingehuurde onderaannemer. Tijdens de discussie zegt Piet luchtig: “Ik ben er vrij zeker van dat ABC Elektra alleen leerlingen inhuurt om ons werk te doen. Ik weet niet zeker of een van hen gecertificeerd is. Maar goed, je krijgt waar je voor betaalt!”. Iedereen lacht en iemand vraagt daarna of hij serieus is. Piet schudt zijn hoofd: “natuurlijk niet; ze zouden toch nooit mensen inhuren zonder certificering”.

‘Wie zei wat’- notulen zouden deze discussie zo kunnen vastleggen:

Er ontstond een discussie met betrekking tot ABC Elektra en hun voortdurende garantiekwesties. Piet vertelde dat ze alleen leerlingen inhuren en geen gecertificeerde elektriciens.

Technisch gezien is het wel gezegd, maar het hele gesprek is niet letterlijk vastgelegd. Zelfs als je het anders had genoteerd: “Piet zei voor de grap dat …” zou je nog steeds niet precies de geest van Piet’s opmerkingen weergeven, want nu lijkt het alsof Piet een beetje lacherig of hatelijk doet, terwijl zijn opmerking in werkelijkheid anders bedoeld was.

Zo zou het wel kunnen

“Er ontstond een discussie met betrekking tot ABC Elektra en hun voortdurende garantiekwesties. Er werd bezorgdheid geuit over het gebruik van leerlingen zonder certificering door ABC”.

Een verslag met daarin een verklaring die misschien wel routine lijkt, kan belangrijk worden, vooral als de notulen onder een juridische microscoop worden geplaatst.