Waarom juist ondersteuners vaak goede digicoaches zijn (en hoe jij het wordt)

door Ingeborg · 7 februari 2020

Managementondersteuners willen graag digitaal samenwerken, maar het ontbreekt ze vaak aan kennis of (de toegang tot) de benodigde tools. Toch zijn juist ondersteuners uitermate geschikt om het voortouw te nemen bij digitale innovatie, vertelt digitaal werken expert Andres Mol.

Welke digitale vaardigheid is het meest schaars onder managementondersteuners?

“De grootste bottleneck, merk ik tijdens trainingen, is dat veel mensen niet bekend zijn met de technologieën en tools die beschikbaar zijn om hun werk stukken gemakkelijker te maken. Nog groter is de frustratie als ondersteuners ze wél kennen, maar ze niet beschikbaar worden gesteld door hun werkgever.

Managementondersteuners willen heel graag digitaal kunnen samenwerken. Maar vaak krijgen ze dingen te horen als ‘ICT zegt dat het niet kan’ of ‘dat zien we niet zitten’. Het kan natuurlijk wel, maar uit onkunde gaan mensen roepen dat het onmogelijk is of dat het niet veilig is. Dat is echt zonde.”

Hoe krijgen managementondersteuners dit dan toch op de agenda?

“Je moet ICT en leidinggevenden aan tafel krijgen en laten zien welke winst ermee te behalen valt. Dan zien ze de meerwaarde en willen ze er meer over weten. Dan willen ze ineens weten waarom andere organisaties het wel hebben en zij niet.

Uit onderzoek onder 8.400 werknemers blijkt dat millenniumkinderen een goede werk-privébalans heel belangrijk vinden. Zij zijn nu 20 en stromen de komende tien jaar massaal de arbeidsmarkt op. Je kunt daar als werkgever dus maar beter het juiste werkklimaat voor creëren. Je moet werknemers in staat stellen om flexibel en plaatsonafhankelijk te werken. Digitale samenwerkingsplatforms zijn daar een belangrijk onderdeel van.”

Wat zijn belangrijke nieuwe ontwikkelingen op dit gebied waar we in 2020 of 2021 al mee te maken krijgen?

“We zien de Google Assistant op veel meer plekken in gebruik worden genomen. Die kan afspraken voor je maken. Vervolgens komt Google Duplex eraan. Dat moet nog vanuit de VS overwaaien. Duplex neemt het hele proces van afspraken maken uit je handen en neemt dus zelf contact op met andere organisaties om deze volautomatisch in te plannen.

Op techbeurs CES zag je dit jaar diverse virtuele assistenten prominent aanwezig, zoals Ballie van Samsung. Als managementondersteuner moet je je dus afvragen wat je moet doen om bij te blijven in je vakgebied. Moet ik me nog wel concentreren op die 120 aanslagen per minuut, of moet ik leren om met die tools te werken zodat ik me zelf op andere zaken kan toeleggen?”

Je bespreekt in jouw trainingen ook zaken als virtual reality, augmented reality en de HoloLens. Staan die vindingen niet ver van de werkvloer?

“Nee, de eerste cases zijn er al. Een van de grootste advocatenkantoren in Nederland heeft de Microsoft Services Hub al staan. Dat is een groot scherm met camera’s die gezichten herkent en mensen inlogt, aantekeningen voor ze maakt en taken voor ze in Outlook zet als die tijdens een vergadering worden toegewezen.

Voor werknemers die het voortouw nemen bij digitale innovatie wordt nu de term digicoach gebruikt. Wat houdt die rol precies in?

“Elke organisatie heeft wel iemand die andere mensen mee kan krijgen en in beweging kan laten komen. Die zijn vaak ook meer digitaal geletterd en weten wel van dingen als smartwatches en Fitbits. Zij proberen anderen op een leuke manier mee te krijgen. Niet door te zeggen ‘we gaan veranderen’, maar met ‘we gaan verbeteren’. Met hun enthousiasme zijn ze in staat om weerstand weg te halen en ook anderen te overtuigen van de voordelen van digitalisering.”

Jij vindt dat managementondersteuners in het bijzonder goede digicoaches zijn. Waarom is dat?

“Managementondersteuners krijgen op de werkvloer veel van de signalen mee van zowel directe collega’s als het management. Bij de komst van een digitaal vaardige manager kan hij het lastig vinden om bepaalde dingen te vertalen naar zijn team. Ondersteuners snappen wat er speelt op de werkvloer en hoe ze met collega’s moeten praten. Zij zijn daardoor vaak heel goed in staat om die vertaalslag te maken.”

Veel organisaties kennen de rol van digicoach nog niet. Hoe kun als ondersteuner daarvoor dan toch in aanmerking komen als je die functie ambieert?

“Je moet iets concreets aan je manager kunnen voorleggen: ‘Als we dit product gaan gebruiken, waar ik inmiddels best wat van afweet, dan gaan onze processen straks 8 procent sneller.’ Dan krijg je ogen geopend en kun je vervolgens om verdere training vragen en de rol van digicoach voor jezelf opeisen.”