Warm “nee” zeggen is een koud kunstje

Geschreven door Lydia Hommes.

Is het jou ook al opgevallen dat het wel lijkt of mensen steeds minder vaak “nee” zeggen, maar ook steeds vaker geen “nee” willen horen? We leven momenteel in een wereld waarin iedereen krijgt te horen dat alles kan en alles mogelijk is. Als jij dat al je hele leven hoort, dan is het best even schrikken als iemand een keer nee tegen je zegt.

En toch is nee zeggen soms heel belangrijk!

Ben je professioneel, snel, aardig en dienstbaar als je altijd alleen maar ‘ja’ zegt?

Om maar gelijk het geleerde in de praktijk te brengen…. “NEE”! Waarom niet? In jouw functie ben je toch een soort gate-keeper voor jouw directeur. Als jij alle bellers maar klakkeloos doorverbindt omdat zij dit zo graag willen, dan zal jouw directeur niet zo blij met jou zijn.

Ook die ongeduldige collega zal echt even moeten wachten omdat jijzelf heel goed in kan schatten of je ergens nú (NU!!) tijd voor vrij kunt maken of niet. Door wat vaker nee te zeggen, bewaak je jouw eigen grenzen, sta je 100% achter jouw normen en waarden en kom je zelfs professioneler over. Wat niet kan, dat kan niet. Wat niet mag, dat mag niet. Het schept duidelijkheid! Nee zeggen is heel krachtig, mits het op de juiste wijze gebeurt. Je wilt immers niet bekend staan als die secretaresse die nooit ja zegt. Hoe vind je de juiste balans?

10 tips om ‘nee’ te zeggen en toch gastvrij, aardig en dienstbaar te zijn.

1 Antwoord niet meteen

Trap er niet in! Een ‘ja’ is snel gezegd. Maar wat heeft de vraag voor effect op jou (of jouw bedrijf)? Heb je er echt wel tijd voor? Kan je jouw ‘ja’ waarmaken? Vraag gerust door, zodat je de vraag goed begrepen hebt en er niet stiekem nog een tweede vraag achter zit. Op deze manier kan je goed inschatten hoeveel extra tijd je kwijt bent als je ‘ja’ zegt. Gun jezelf wat tijd om op de vraag te beantwoorden. “Daar kom ik op terug” is een heel goed alternatief. De vrager voelt zich serieus genomen. Jij zegt niet gelijk ‘ja’, maar je laat nog wel de ruimte om ook ‘nee’ te kunnen zeggen.

2 Draai niet om de hete brij heen

Nee is nee, geen omzwervingen maken om bij jouw ‘nee’ uit te komen. Je komt er onnodig onzeker door over. Het is alleen maar verwarrend voor je gesprekspartner en je laat deuren open voor een “misschien, nou, ok, vooruit dan maar”.

3 Ga geen excuses verzinnen

Geef niemand anders de schuld. Niemand vraagt waarom iets niet kan, de vrager vraagt alleen iets aan je. Ja is een antwoord, nee net zo goed. Dat iets niet kan is al reden genoeg. En wil je per se een excuus gebruiken, doe het dan alleen als er ook echt een excuus is.

4 Geef de nee persoonlijk door

Zeg liever geen ‘nee’ via de mail. Het wordt gewaardeerd dat je deze moeite neemt. Daarnaast kan schriftelijke communicatie heel anders geïnterpreteerd worden dan jij het had bedoeld. Door de extra moeite te nemen om persoonlijk langs te lopen, komt jouw ‘nee’ in ieder geval over dat je er serieus over hebt nagedacht.

5 Nee blijft nee!

Denk niet achteraf, och wat sneu…. Ik ga nu toch maar ‘ja’ zeggen. Nee, niet doen! Nee is nee, kom daar niet op terug anders is jouw ‘nee’ een volgende keer niets meer waard.

6 Maak het niet persoonlijk

Veel mensen vinden nee zeggen zo lastig, want ze willen de vrager niet teleurstellen. Maak het niet zo persoonlijk. Je zegt nee tegen de vraag, niet tegen de persoon. Wat nou als jij toch ‘ja’ hebt gezegd en je kunt het achteraf niet waar maken…. Hoe denk je dat de vrager dan zal reageren?

7 Laat het los

Natuurlijk, soms zijn er mensen die nogal boos kunnen reageren op een ‘nee’. Maar is dat dan zo erg? Is het dat waard dat jij zelf in de problemen komt als je ‘ja’ hebt gezegd?

8 Zeg nee ook met je lichaamstaal

Ga niet zitten wiebelen, maak goed oogcontact en sta of zit rechtop! Jij bent de professional en als jij ‘nee’ zegt dan is dat weloverwogen. Sta 100% achter jouw beslissing. Dan zal de vrager jouw ‘nee’ ook sneller accepteren.

9 Kies voor een verzachtende variant

Zo’n ‘nee’ kan behoorlijk hard klinken. Je zult merken dat het gemakkelijker gaat als je de ‘nee’ verkapt in bijvoorbeeld “het spijt me, maar dat gaat niet lukken”.

10 Bied alternatieven

Maar, vergeet nooit, nooit, nooit deze laatste tip!! Bied een alternatief, wat kan wel? Of wanneer kan je het wel af hebben? Bij wie kan de vraag wel neergelegd worden? Wat kan de vrager doen om volgende keer wel een ‘ja’ te krijgen. Hiermee sluit je het gesprek toch nog positief af en ben je dus gewoon weer gastvrij, aardig en dienstbaar.

Door op een juiste wijze ‘nee’ te zeggen, ben je in staat om verwachtingen te managen en mensen te laten bewegen op een manier die bij jou (of jouw bedrijf) past. Je voedt als het ware de vragers op. Onthoud, je kunt niet altijd iedereen blij maken. Maar als jij deze 10 tips volgt, ben je in ieder geval professioneel, dienstbaar en gastvrij gebleven.

Lydia Hommes is initiatiefneemster van Hospitality Works! Dagelijks ondersteunt zij mensen en bedrijven in hun zoektocht naar meer gastvrijheid.