Wat is de rol van de secretaresse in de overgang naar digitaal vergaderen?

Techniek is steeds meer verweven met ons dagelijks leven. Tegenwoordig lopen we allemaal met een smartphone, beheren we agenda’s online en de praatjes bij de koffieautomaat zijn verplaatst naar Skype, Lync of Yammer. Deze digitaliseringsslag heeft ook zijn weerslag op de manier waarop er in de directiekamer of boardroom wordt samengewerkt en vergaderd. De populariteit van iPads zorgt er bijvoorbeeld voor dat bestuursleden tijdens vergaderingen hun informatie ook digitaal willen inzien, of de vergaderstukken nog eens na willen slaan in het vliegtuig. Steeds meer directeuren en boardmembers zijn altijd on-the-go en willen niet langer meer zeulen met papieren vergaderboeken. Het is dus slechts een kwestie van tijd wanneer er een digitale oplossing gebruikt gaat worden. Maar wat betekent deze ontwikkeling voor de secretaresse?

Go digital

Voor veel secretaresses zal een digitale oplossing voor vergaderen en samenwerken in de directiekamer een enorme opluchting zijn. Dit betekent namelijk dat zij niet meer uren achtereen in de kopieerruimte hoeven door te brengen om de vergaderboeken te printen, in te binden en te versturen per koerier. In veel gevallen is de aanloop naar een directievergadering een drukke periode en het papieren proces legt veel werkdruk op het team. Digitalisering rekent af met deze werkprocessen. Maar hoe zorg je voor een soepele overgang van papier naar digitaal?

Hybride vergaderen

Een belangrijk besef is dat niet ieder bestuurslid direct warm zal lopen voor een digitale oplossing. Zij zijn vaak gehecht aan hun papieren vergaderboeken, waarin zij aantekeningen kunnen maken en belangrijke zaken kunnen arceren. De overstap naar een papierloze directiekamer werkt dan ook het best als de nieuwe oplossing geleidelijk wordt ingevoerd. Een hybride vergadering – met zowel papieren als digitale vergaderboeken – kan in dat geval uitkomst bieden. Print daarom de vergaderboeken uit zoals vanouds, zodat directieleden ze kunnen raadplegen indien nodig. Na afloop van de vergadering kan je vragen of de directeuren nog steeds geprint willen ontvangen. Indien de transitie wordt begeleid met kundige training over de oplossing, dan zal je merken dat de meeste directieleden na de eerste digitale vergadering daar nog maar weinig behoefte aan hebben. Daarnaast is het belangrijk om te beseffen dat iedere directeur op een ander niveau vertrouwd is met technologie. In sommige gevallen zijn meerdere trainingen noodzakelijk om de oplossing écht goed onder de knie te krijgen.

In papier kan je niet zoeken…

Een andere belangrijke voorwaarde om de kloof tussen papier en digitaal te overbruggen, is dat de digitale oplossing dichtbij de papieren werkwijze blijft. Het is enorm belangrijk voor bestuursleden dat zij bijvoorbeeld nog steeds eenvoudig aantekeningen kunnen maken in hun digitale vergaderboek, of snel hun handtekening onder bepaalde stukken kunnen zetten. Maar de toegevoegde waarde van een digitale directiekamer zit ‘m vooral in de extra mogelijkheden die papier niet biedt, zoals de mogelijkheid om stemmingen te houden en slimme zoekmogelijkheden.

Al met al gaat digitaal vergaderen verder dan alleen het downloaden van een app. Het gaat écht om het veranderen van gewoonten. En juist hier is voor secretaresses een belangrijke rol weggelegd. Door na te denken over de impact van de verandering en dit als uitgangspunt te nemen, kunnen zij ervoor zorgen dat de transitie soepel verloopt en de weerstand minimaal is.

Geschreven door: Jesse Thiel

Jesse Thiel is Country Manager Nederland bij Diligent. Hij helpt dagelijks organisaties in de transitie naar een digitale boardroom met behulp van Diligent Boards. In de praktijk merkt hij dat secretaresses en management assistentes een cruciale rol spelen in deze overgang. Als columnist zal hij dan ook praktische tips en informatie aanreiken hoe zij deze rol goed kunnen vervullen.