Weg met die berg werk na je vakantie!

Vakantie… heerlijk! Helaas stapelen de e-mails en papieren in je postvak zich wel op. Als er dan zo’n berg werk op je wacht, kan de moed je meteen weer in de schoenen zakken. Als je weet hoe je deze berg werk snel wegwerkt, voelt het een stuk minder zwaar.

Spreek met jezelf af dat je in twee dagen je inbox en postvak leeg maakt. Daarna ben je klaar om weer aan de slag te gaan en begin je ontspannen het nieuwe ‘seizoen’.

En wat doe je met de stapel werk? Met je normale manier van werken red je het niet. De meeste secretaresses beginnen gewoon bovenaan en proberen zover mogelijk te komen. Bij een achterstand is dat niet handig. Als je het niet slim aanpakt, ben je er meer tijd mee kwijt dan nodig!

Maak het jezelf gemakkelijk met deze tips

Hoe help je jezelf door de berg werk? Een aantal tips:

1. Zet je out-of-office reply drie dagen langer aan
   Dan kun je eerst door de achterstand heen werken voordat je op nieuwe e-mails reageert. Zo voorkom je dat je achter de feiten aan blijft lopen.
2. Begin met eerst alles weg te gooien wat weg kan
   De reclamefolders waar je niets mee wilt, kunnen meteen de papierbak in. Doe dat ook met je inbox. Gooi alle spam weg, net als alle nieuwsbrieven die je niet meer wilt lezen.
3. Maak stapels van dezelfde soort post
   Leg bijvoorbeeld alle tijdschriften op een stapel, alle rekeningen en alle overige brieven. Als je dezelfde soort stukken achter elkaar verwerkt, gaat het een stuk sneller.
4. Sorteer je inbox afwisselend op afzender en onderwerp
   Als je alle e-mails van dezelfde persoon bij elkaar hebt staan, weet je zeker dat de laatste e-mail bovenaan staat. Hetzelfde geldt voor e-mail discussies: sorteer je inbox op onderwerp. Dan kun je steeds op de laatste e-mail reageren.
5. Wissel ‘quick wins’ en grote zaken af
   Als je achter elkaar lange, ingewikkelde e-mails moet verwerken, kan dat demotiveren. Wissel het af. Als je twee of drie grote e-mails hebt verwerkt, doe dan even tien korte mailtjes.
6. Baken de tijd af dat je achterstand verwerkt
   Als je een eindtijd voor jezelf afspreekt, heb je iets om naartoe te werken. Zet bijvoorbeeld een kookwekker op dertig minuten en neem dan pauze.

Wil je het hele jaar door efficiënt werken?

Lijkt werken meer op brandjes blussen dan op gestructureerd bezig zijn… ook ver na je vakantie? Wordt je to-do list alleen maar langer? Lost harder werken het probleem niet op?

De cursus Digitaal organiseren & new timemanagement voor de secretaresse leert jou je tijd efficiënt te gebruiken. Door slimmer te werken haal je meer uit je dag en werk je effectiever. Je krijgt dus écht meer gedaan en je laat jezelf niet meer leiden door allerlei ad hoc zaken. Hoe fijn zou dat zijn…