Weg met die slechte gewoontes op het secretariaat!
Beter overzicht bewaren, georganiseerder werken, op tijd komen, niet meer eerst alle makkelijke dingen op jullie to-do lijst afwerken én bij voorkeur ook geen kroketje meer tijdens de lunch…;-)
Er zijn van die gewoontes die er gedurende al die jaren gewoon ingeslopen zijn. Het lijkt bijna onmogelijk om deze te doorbreken. En wat dacht je van deze: werken tijdens je lunch-break of Facebook even tussendoor openen (en er dan vervolgens uren in blijven hangen…). Allemaal stoorzenders die schadelijk zijn voor de productiviteit op het secretariaat.
Hierbij een aantal tips om van je slechte (werk) gewoontes af te komen.
Plannen
Als je/jullie gewoon ‘aan het werk’ gaat zonder van tevoren (samen) te bepalen wat er vandaag gedaan moet worden, dan zal dit heel snel voor problemen zorgen. Bespreek dus iedere ochtend, wat er die dag allemaal gedaan moet worden.
Zo pak je het aan: maak een Kanbanflow. Het is een gratis tool die draait op PC’s, Mac’s, Tablets en Smartphones. Het werkt via de browser en vrij simpel in het gebruik. De werking van dit programma lees je hier.
Overal “ja” op zeggen
Soms ben je echt lekker bezig en de tijd vliegt voorbij, maar dan… staat er plots weer een behoeftige collega aan je bureau om te vragen of je alsjeblieft wil helpen met een (spoed) klusje. Weg productiviteit!
Zo los je het op: Stel met het hele secretariaat samen regels en/of grenzen op. Schrijf deze op een A4 papier en hang deze zichtbaar op het secretariaat én communiceer het ook, indien mogelijk, online met al je collega’s. Denk hierbij bijvoorbeeld aan nieuwsbrieven, intranet/teamsites e.d. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. En de meeste collega’s zijn ook best wel bereid om tot een compromis te komen. Vind jij “Nee” zeggen lastig? Dit stappenplan kan je helpen.
Je zou overigens ook kunnen proberen om een aanspreekpunt in te stellen of door een niet-storen-bordje op je bureau te zetten. Communiceer dit heel duidelijk in nieuwsbrieven die de (hele) afdeling rondgaan en tijdens vergaderingen. Zo weet iedereen hoe de werkwijze op jullie secretariaat is.
Op tijd komen
Door op tijd te komen, kun je meteen aan de slag met de werkzaamheden. Bovendien zorg je dan niet voor onnodige irritaties op het secretariaat. Zorg voor een open communicatie onderling en speek elkaar ook aan op deze “slechte gewoonte”.
Delegeren
Om indruk te maken op de baas of om te laten zien dat we het kunnen, hebben we de neiging om ons in dossiers te storten die we niet noodzakelijk goed beheersen. Dat is uiteraard goed voor ons ego en het is mogelijk dat we de taak rond krijgen, maar na hoeveel tijd?
Zo pak je het aan: vertrouw werkzaamheden toe aan een collega die de vereiste vaardigheden heeft. Op die manier kun jij je toeleggen op de werkzaamheden waarin je sterk bent. Zo heb je in plaats van één klus alleen er samen drie af op een dag (of zelfs meer…)
E-mails checken
Wist je dat het na een (korte) onderbreking twintig minuten duurt voor je weer geconcentreerd bent? Als je vaak je e-mail tussendoor checkt, dan verlies je op een dag dus behoorlijk veel tijd.
Zo pak je het aan: bepaal vaste tijdstippen om je e-mails en berichten te bekijken en zet overbodige meldingen uit. Vergeet ook vooral niet om je je telefoon in de “stilte” stand te zetten. En als je jezelf helemaal niet in de verleiding wilt brengen, leg je telefoon dan gewoon in je tas, lade of kluisje!
Pauzes
Denk je dat pauzes tijdverspilling zijn en beperk je ze zoveel mogelijk? Dat is een grote misvatting, want je hersenen hebben net zoals je lichaam adempauzes nodig om de batterijen weer op te laden.
Zo pak je het aan: neem 2 of 3 keer per dag een paar minuten pauze om je creativiteit aan te wakkeren. Als dit je zelfstandig niet lukt, installeer dan de Tomato Work Timer App. Dit is een handige app die je herinnert om regelmatig een pauze in te lassen.
Lunchen
Hoevaak blijf jij achter je bureau zitten, omdat je een achterstand hebt? Diverse wetenschappelijke onderzoeken tonen unaniem aan dat een lunchpauze met collega’s de creativiteit en de informatie-uitwisseling bevordert.
Zo pak je het aan: ga met collega’s buiten kantoor lunchen of loop een rondje. De natuur en andere mensen zien geven je hersenen zuurstof. Eenmaal terug op kantoor zul je versteld staan hoeveel inspiratie je hebt.
Rommel
Als je veel rommel op je bureau hebt, dan ben je vele minuten kwijt met zoeken naar alles wat je nodig hebt voor dat moment. Snel een telefoonnummer genoteerd op de hoek van een velletje papier? Stom daar meteen mee. Een e-mail maken met het nummer is net zo makkelijk.
Zo pak je het aan: Voer een clean desk policy in.
Volg ons