Weg met onduidelijke communicatie

door Ingeborg · 21 februari 2018

Hadden we dat afgesproken dan?

Onduidelijke communicatie is een van de grootste ergernissen op het werk, bleek uit het Management Support Trendonderzoek. Goed nieuws: je kunt het zelf bestrijden met de hulp van deze tips, zodat je nóóit meer de vraag ‘Hadden we dat afgesproken dan?’ hoeft te horen.

Communiceer proactief

Je kunt onduidelijke communicatie te lijf gaan door zelf proactief te communiceren. Als je proactief bent, besef je dat je gedrag afhankelijk is van je eigen gedachten en besluiten. Dat werkt als het goed is door in je communicatie: je houding verandert en je oefent meer invloed uit.

Geef je mening

Vragen maken je mening soms onnodig klein en daarmee doe je jezelf en de ander tekort. Als je ergens een mening over hebt of vindt dat iets beter zus of zo aangepakt kan worden, is het duidelijker als je dat gewoon zegt. Schrik dan niet van mensen die vervolgens nee zeggen of er een andere mening naast leggen. Dat is een communicatiespel dat je moet leren spelen.

Om terug te komen op bovenstaand voorbeeld: als je niets hoort op je voorstel moet je niet meteen denken dat het geen goed voorstel is, maar in plaats daarvan je gedachten een halt toeroepen en denken ‘Als ik binnen een week niets hoor, dan doe ik het.’ Of gewoon even bij je manager binnenlopen en het navragen. Zo gemakkelijk is het eigenlijk.

Kies prioriteiten

De kern van proactief communiceren is dat je zelf je prioriteiten kiest. Je bent betrokken bij veel verschillende zaken (je cirkel van betrokkenheid), maar je kunt maar op een paar zaken invloed uitoefenen (je cirkel van invloed).

Proactieve mensen richten zich vooral op de cirkel van invloed. Ze besteden hun tijd en energie aan zaken waaraan ze echt iets kunnen doen.

Reactieve mensen richten zich vooral op de cirkel van betrokkenheid. Zij focussen zich op de zwakheden van anderen en gaan zich bijvoorbeeld ergeren aan de onduidelijke communicatie van collega’s. De sfeer wordt er niet beter op en je voelt nog meer reden je daaraan te ergeren. Het gevolg? Het ‘weglekken’ van energie en minder energie voor de zaken waaraan je echt iets kunt doen.

Beïnvloeden

Wat kun je concreet doen als je bijna dagelijks te maken hebt met een collega of manager die onduidelijk communiceert? Dat probleem heeft niet direct betrekking op je eigen gedrag, maar op het gedrag van een ander. Zo’n probleem kun je oplossen door je methode van invloed uitoefenen te veranderen. De meeste mensen hanteren een beïnvloedingsstijl die ze spontaan of door ervaring hebben ontwikkeld. Grofweg kun je er vier onderscheiden: aansporen, overtuigen, onderzoeken en inspireren.

Aansporen

Je bent sterk gericht op de inhoud, de zaak, de taak. Je stijl getuigt van wilskracht en stevigheid. Anderen kunnen niet om je heen en alleen daardoor heb je al invloed. Wat zeg je?

“Op deze manier is het resultaat het beste.”

Als je de macht hebt, werkt deze stijl zeker. Maar als je die niet hebt, kun je gebruikmaken van het geven van feedback. Zeg bijvoorbeeld:

“Ik heb nog geen antwoord gehad op mijn verzoek. Kun je mij zo snel mogelijk laten weten hoe jij erover denkt?”

Overtuigen

Je bent net als bij aansporen gericht op de inhoud, maar je duwt net iets minder hard en je onderbouwt je stelling. Wat zeg je?

“Op basis van die argumenten stel ik voor het op deze manier te doen.”

Deze stijl is krachtig als je persoonlijk wilt scoren, want je zet jezelf sterk in de belangstelling.

Onderzoeken

Je bent gericht op de balans tussen je eigen belang en het instandhouden van de relatie. Je doel is steeds aan te sluiten bij wat de ander denkt, wil of voelt. Wat zeg je?

“Heb je een ander idee voor dit probleem?”

Als je zelf nog openstaat voor andere opties, is onderzoeken een prima manier.