Welke taken vallen onder office management?

Een office manager is veelal verantwoordelijk voor diverse kantooraangelegenheden. Er bestaat nog weleens onduidelijkheid over welke taken er nu precies vallen onder office management. In dit artikel wordt de functie office manager daarom uitgelicht.

Wat is een office manager?

Kortgezegd is een office manager degene die het reilen en zeilen op de werkvloer regelt en organiseert. Een office manager vormt soms ook een onderdeel van het secretariaat, vaak als leidinggevende. Daarnaast voert hij of zij ook zijn of haar eigen taken uit.

Wat is het takenpakket van een office manager?

Het precieze takenpakket van een office manager kan behoorlijk verschillen per bedrijf of organisatie. Het hangt nauw samen met de grootte van het bedrijf of de organisatie en met de branche waarin de office manager werkzaam is. Grofweg kan het takenpakket verdeeld worden in een drietal onderdelen: het regelen van secretariële, personele en faciliterende zaken.

Secretariële zaken

De office manager biedt ondersteuning aan het management en de directie. Secretariële taken die een office manager op zich neemt, zijn het maken van afspraken, het voorbereiden van vergaderingen, de communicatie met externen, de communicatie met andere afdelingen, het uitwerken van verslagen, notulen en rapporten en het beheren van het archief en contracten.

Personele zaken

De office manager vormt bovendien het aanspreekpunt voor werknemers. In veel gevallen neemt de office manager daarnaast enkele personele zaken als de personeelsadministratie op zich. Deze werkzaamheden kunnen echter ook door een HR manager uitgevoerd worden.

Faciliterende zaken

Tevens vervult de office manager faciliterende zaken als voorraadbeheer, het regelen van de kantoorinrichting en het bijhouden van het bedrijfsafval. De office manager zorgt ervoor dat geen van deze zaken een belemmering of ergernis vormen bij de overige werknemers.

Welke eigenschappen dient een office manager te bezitten?

Een goede office manager is assertief, flexibel, klantgericht en stressbestendig. Het is belangrijk om oog te hebben voor werknemers en te zien waar ingesprongen moet worden. Een office manager moet bovenal het overzicht kunnen houden als anderen dit verliezen.

Gerelateerde artikelen

• De kenmerken van een goede secretaresse
• Vind je niveau met de Global Skills Matrix
• Bezit jij deze 5 skills? Dan ben jij een topondersteuner