Zakelijke uitnodigen versturen doe je zo

Organiseer jij binnenkort een speciale zakelijke bijeenkomst? Een Jubileum, een opening van een nieuw pand of een product presentatie? Wij hebben een aantal praktische tips voor het versturen van zakelijke uitnodigingen voor je op een rij gezet.

• Denk aan de 5 W’s…Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom
• Houd het kort en bondig
• Let op spelfouten (laat een collega meelezen)
• Als een diner onderdeel is van de bijeenkomst, vraag dan naar eventuele dieetwensen
• Zijn er kledingvoorschriften van toepassing?
• Ken je doelgroep! (Schrijf)stijl, kleur en toon zijn vaak anders voor ondernemers dan voor secretaresses.
• Vermeld duidelijk zichtbaar op de uitnodiging als je een seintje wilt hebben als je genodigde verhinderd is.

Naast bovenstaande tips heb je natuurlijk ook een mooie en professionele opmaak van de kaart nodig. Je kan dit uitbesteden, maar tegenwoordig bieden alle online kaarten shops, je ook een ontwerpgenerator. Zo kun je bijvoorbeeld bij Greetz een uitnodiging maken. Upload bijvoorbeeld een bedrijfslogo of – bij een opening – een foto van het nieuwe pand.

Teamuitje

Ook een interne (feestelijke) bijeenkomst vraagt om een leuke uitnodiging. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een personeelsuitje of een teamuitje.

Tips voor op de uitnodiging

• Personaliseer de aanhef; beste lezer of beste collega kan afstand creëren. En dat is nou net niet de bedoeling…
• Houd het simpel; hoe meer stappen je collega moet zetten om zich aan te melden, hoe meer reden hij of zij heeft om niet mee te gaan…
• Een kledingadvies: niets is vervelender als iemand nou net zijn nieuwe hoge hakken aan heeft, terwijl er een sportieve boswandeling op het programma staat…
• Schrijf in de gebiedende wijs: “Meld je nu aan voor dit geweldige uitje” staat beter dan “We zouden het leuk vinden als je aanwezig bent”.
• Vergeet ook hierbij de 5 W’s niet.
• Als je de uitnodiging al ver van tevoren verstuurt, zorg dan dat je regelmatig een reminder stuurt.