Een zelfsturend secretariaat in een zelfsturende organisatie. Hoe werkt dat?

Een tijd geleden was ik op internet zoekende naar meer informatie over een zelfsturend secretariaat. Want nu wij bij de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) gaan werken met zelfsturende gebiedsteams, is het de bedoeling dat ook het secretariaat zelforganiserend gaat werken. Ik wilde meer weten. Hoe werkt dat dan precies?

Op het moment dat ik hoorde dat we zelfsturend moesten gaan werken, dus ook zonder een leidinggevende, moest ik in eerste instantie wel even lachen, dat kan toch niet!? Dat wordt een zooitje! Maar naarmate de tijd vorderde en we meer informatie kregen (de directie en het managementteam waren zelf ook nog flink aan het brainstormen hoe dit vorm moest gaan krijgen) begon ik te begrijpen wat de bedoeling was.

Indeling

Onze vakgroepen (zoals bijvoorbeeld beleid, communicatie en P&O) worden in teams ingedeeld. Deze teams moeten minimaal uit 5 en maximaal uit 12 personen bestaan. Ieder team houdt zich met verschillende vaste onderwerpen bezig. Ook heeft ieder team een contactpersoon voor de algemene vragen aan het team en een zorgdrager. De zorgdrager is degene die contact houdt met de zieke collega’s. Diegene zorgt ook voor de communicatie over de zieke collega naar de overige collega’s in het team. Verder zorgen de teams zelf voor verbinding met de overige teams. Dus ja, waarom eigenlijk niet?  En om even bij het secretariaat te blijven, waarom heeft een secretariaat eigenlijk een leidinggevende nodig? Out-of-the-box denken noemen ze dat toch? En ik maar denken dat ik zo ruimdenkend ben…

Als ik naar onze Secretaressepool kijk, zie ik een team dat eigenlijk al jaren zelf organiseert. Alleen de vrije dagen, je ziekmelding, het functioneringsgesprek en de meest belangrijke vraagstukken besprak je met je leidinggevende. Maar dat zijn eigenlijk allemaal dingen die je als team ook zelf zou kunnen organiseren?

Ik bedacht mij dat ik al bijna 30 jaar gewend was om voor een leidinggevende te werken. En het was ook nog nooit in mij opgekomen om dat niet meer te doen en dus als team zelfsturend te zijn. Eigenlijk had het wel wat! Maar hoe ga je dat precies aanpakken als secretariaat?

Wij hebben een behoorlijk hecht team en zijn we altijd open en transparant naar elkaar. Wat ook bijzonder fijn is, is dat we elkaar niet op de “lip”zitten. We werken allemaal heel zelfstandig en als we hulp nodig hebben, dan zijn we er voor elkaar. Dus wat heb je dan nog meer nodig? Hoe ziet een zelfsturend secretariaat er nou eigenlijk uit? Het gekke is, dat ik bijzonder weinig bruikbare informatie voor secretaresses kon vinden op het internet. Wij zijn daarom zelf aan de slag gegaan.

De veranderingen

Wat zou er allemaal veranderen? In de eerste plaats gaan wij niet meer voor één leidinggevende werken, maar voor teams. Dat is iets waar wij over moesten gaan nadenken; hoe gaat onze ondersteuning er uit zien ten opzichte van de gehele staforganisatie en waar ligt onze grens met ondersteunen? Moeten wij ons takenpakket gaan aanpassen en wat wordt onze werkwijze? Samen met mijn collega secretaresses zijn we hier goed voor gaan zitten (vaak onder het genot van een lekkere lunch) en hebben we zitten brainstormen hoe onze ondersteuning er in de toekomst uit komt te zien. En verandert er nou eigenlijk wel zo veel?

We hadden nog een enigszins verouderd document liggen: de vijf taakgebieden van het secretariaat. Deze hebben we erbij gepakt en we zijn ermee aan de slag gegaan. Daarnaast verzocht het MT ons ook, om een notitie te schrijven, over onze visie op het zelfsturend werken. En dat viel niet mee zeg! We hebben alle teams gevraagd welke ondersteuning ze van ons verwachten en de antwoorden varieerden van: ‘zie de bijlage’ (waarin een lijstje met wensen genoteerd stonden) tot ‘we weten het ook allemaal nog niet, want het zal zich nog moeten uitwijzen’. Het enige punt dat we er echt uit hebben gehaald is het agenda beheer. Want Ieder beheert nu zijn eigen agenda. Vergaderverzoeken kunnen natuurlijk wel bij ons worden aangevraagd. En we hebben hier en daar het document wat bijgeschaafd. Alle medewerkers hebben het document ontvangen en tot nu toe hebben we daar alleen maar positieve reacties op gekregen!

Duidelijkheid

Het document schept duidelijkheid voor iedereen. En mochten er in de toekomst nog werkzaamheden bijkomen, dan bekijken we samen of deze ook bij het secretariaat ondergebracht kunnen worden.

We zijn nog volop in ontwikkeling, maar de echt “grote” veranderingen zijn achterwege gebleven. Het zijn steeds kleine wijzigingen die aanpassing nodig hebben. We denken nu mee met onze collega’s én met de organisatie. En dat is een prachtige uitdaging!

Met dank aan: Nicole van Batum

Nicole werkt als secretaresse bij de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK). Sinds kort werken zij in een zelfsturend team. Heb jij een vraag voor Nicole? Laat het ons weten via het reactieformulier onder dit artikel!