Zien collega’s en management jou (al) als sparringpartner?

De managementondersteuner ziet de hele organisatie aan zich voorbij trekken: mensen, events, plannen, meningen. Toch wordt ze lang niet altijd gezien als sparringpartner, en ze biedt zichzelf vaak ook niet aan. Met de juiste grondhouding kan dit zomaar veranderen.

Wat is eigenlijk de ideale sparringpartner? Huub van Mackelenbergh, trainer en coach: “Een sparringpartner denkt oplossingsgericht mee op gelijkwaardig niveau. Wat mij betreft bestaat de kern van het sparren uit actief luisteren, geïnteresseerd vragen stellen en het lef hebben te denken dat je mening telt. Wie vooral mogelijkheden ziet en origineel kan denken, heeft een streepje voor.”

Gunilla Blijsie, (team)coach en consultant sluit zich daarbij aan en voegt toe: “Een sparringpartner is een klankbord, er met z’n volledige aandacht bij, met alle zintuigen wagenwijd open. Kan stilstaan en van een afstand waarnemen wat er gebeurt. De grondhouding van de sparringpartner is supernieuwsgierig.”

De Grondhouding

Tips om de juiste grondhouding van de sparringpartner aan te nemen.

• Kijk van een afstand naar de situatie. Sta stil en zoom uit.
• Durf gewoon om van gedachten te wisselen, ook met een leidinggevende of manager.
• Gedraag je supernieuwsgierig, wil alles weten.
• Vermijd aannames, geef geen advies, maar stel vragen.
• Reageer op gevoel, een nacht lang piekeren op een perfecte formulering is niet nodig.
• Samen weet je meer, en kom je tot betere oplossingen.

Begin op kleine schaal

Een sparringpartner voert een professioneel gesprek met mensen dat over van uiteenlopende onderwerpen kan gaan: hoe gaan we hier met elkaar om, welk beleid zetten we in, hoe gaan we die klantenbijeenkomst organiseren?

Begin gewoon op kleine schaal, vertelt Gunilla: “Je hoeft niet meteen de sparringpartner van de directeur te zijn. Je kan er ook een collega of een leidinggevende mee vooruithelpen. Als jij veel zicht hebt op de relaties van collega’s onderling, of talent hebt voor het scherpstellen van prioriteiten, kan dat je onderwerp van gesprek worden. Sparringpartner zijn is ook niet iets wat in plaats komt van wat je doet. Jee stelt je vooral anders op tijdens je werk. ”

Hoe je de rol als sparringpartner invult, hangt van verschillende factoren af: wat past bij jou, welke ruimte krijg je van de organisatie, hoe staat je interne opdrachtgever of je team er tegenover? Een workshopdag of training kan je inzicht geven in de mogelijkheden en methodes om de rol in te vullen.

Jezelf naar voren schuiven

Ze tipt: “Probeer los te komen van de dopamine van de doelijst. Door vooral die de bezige bij te zijn, schakel je een deel van je zintuigen uit. Je bent waarschijnlijk heel bedreven in het vertalen van beleidsplannen naar concrete acties in de praktijk. Dat kun je veel beter inzetten als je af en toe even stil gaat staan, uitzoomt en goed kijkt wat er gebeurt.”

“Kijk naar reorganisaties”, beschrijft Huub als voorbeeld. “Daar bemoeit iedereen zich mee. Alleen de managementondersteuner niet – behalve voor de faciliteiten dan, niet op de inhoud. Ze wordt vaak overgeslagen. Aan de ene kant omdat mensen niet aan haar denken, aan de andere kant omdat ze zelf niet zegt: zet mij hier eens voor in.”

Het begin

Gunilla Blijsie

Hoe je die eerste stap zet? Gunilla: “Is het niet vanzelfsprekend dat je meespart? Creëer een dergelijke relatie door je collega of manager ertoe uit te nodigen. Neem niet zomaar een opdracht aan, maar stel bijvoorbeeld een interessante vraag naar de gewenste uitkomst: wat wil je hiermee bereiken?
Dan zit je qua relatie gelijk op een ander niveau. Dan neem je jezelf én de ander serieus, ga je een echte verbinding aan en creëer je toegevoegde waarde. Tast de reactie af en kijk hoe ver je kunt gaan.”

Een aanloopje nemen

Je kunt als je een inzicht wilt delen ook een aanloopje nemen, zoals Huub dat beschrijft: ‘Ik heb nog niet de juiste woorden gevonden’ of ‘Misschien had je dit niet van mij niet verwacht’. “Niet verdedigend of jezelf klein makend, maar als inleiding op een andere inbreng dan mensen van je gewend zijn. Grote kans dat meedenken op prijs wordt gesteld. Zelfs door de personen van wie het je het niet meteen verwacht.”

Belangrijk je te realiseren: meedenken is niet het tegengestelde van dienend zijn

Stem om het makkelijker te maken, zo adviseert Gunilla, je rol af op de relatie met degene met wie je spart. “Je kunt het ook expliciet maken: Wat spreken we af? Wat verwacht je van me? Wil je dat ik luister, doorvraag of advies geef? Die rol kun je dan pakken.”

Belangrijk je te realiseren: meedenken is niet het tegengestelde van dienend zijn. “Als je vanuit het gezamenlijke doel opereert, dien je het gezamenlijk belang”, stelt Gunilla. “Stel, je krijgt de opdracht om een congres te organiseren. Je kunt de draaiboeken uit de kast trekken en op de autopiloot aan de slag gaan. Je kunt ook vragen: wat wil je dat mensen meegemaakt hebben als ze naar huis gaan?

Huub van Mackelenbergh

Toon lef

“Je hoeft de oplossing niet zelf te weten, laat staan uit te voeren”, vult Gunilla aan. “Het werkt veel efficiënter het samen te doen, zodat je zeker weet dat je aan het goede werkt. Als je in je eentje denkt, los je misschien een probleem op dat de ander helemaal niet ervaart. Sparren is een geweldig middel om te achterhalen welk probleem je aan het oplossen bent en vervolgens wat de mogelijke oplossingen zijn.”

Sparren is echt niet zo moeilijk, besluit ze. “Je grondhouding, je mindset veranderen, is een goed begin. Zeg gewoon eens: als ik dit zo hoor en zie, vind ik er dat van. Toon lef, geef je perspectief op de zaak. Ga af op je instinkt, wees spontaan en oordeel niet. Met iemand met die eigenschappen spart iedereen graag. Dan hoef jij je op een gegeven moment niet meer te melden, dan komen ze je vanzelf vragen.”

Meer lezen over dit onderwerp:

• Een betere samenwerking begint bij vertrouwen en op deze manier ontwikkel je het vertrouwen dat je collega’s in jou hebben.
• Loop je tegen problemen aan in je rol als sparringpartner? Zo overwin je dilemma’s bij samenwerking.

Word ook die sparringpartner

Hoe word je een goede sparringpartner? Hoe kun je in gesprekken sturen op een gelijkwaardige samenwerking? Aan welke skills moet je werken?

• Kom naar de POWERsparringpartner en til jezelf en je functie binnen een dag naar een hoger niveau.
• Volg de tweedaagse training Managementassistent als sparringpartner en je leert van Gunilla Blijsie alle belangrijke zaken om te klankborden en sparren met het management.