Zo ga je om met tegenstrijdige prioriteiten

Zelfs de meest toegewijde ondersteuner kan het slachtoffer worden van dagelijkse ‘productiviteitspijnen’ zoals uitstelgedrag, onrealistische deadlines, afleidingen en het gebrek aan organisatie. Lijken er voor jou nooit genoeg uren in een dag te zitten om alles voor elkaar te krijgen? Dan is het heel belangrijk om zo snel mogelijk controle te krijgen over je werklast en jezelf aan te leren hoe je strategieën effectief kunt implementeren. In dit blog tips om om te gaan met tegenstrijdige prioriteiten.

Neem eerst de controle (terug)

De meest effectieve manier is om de enorm lange takenlijst te beheren en te prioriteren. Prioriteren betekent dat je je strategisch denken, langetermijnvisie en grondige kennis van de prioriteiten en doelstellingen van jouw manager gebruikt om te bepalen welke taken op welk moment het meest belangrijkst zijn. Geef juist die taken meer aandacht, energie en tijd.

Prioriteiten stellen is keuzes maken. Om effectief prioriteiten te stellen, moet je kunnen herkennen wat belangrijk is en het verschil zien tussen urgent en belangrijk voordat je last krijgt van gemiste deadlines, over het hoofd geziene opdrachten, groeiende frustraties en een verhoogd stressniveau.

Maak dan een “Master/Main To-Do list”

Start met het maken van een Master of Main To-Do list en houd deze altijd up-to-date. Deze lijst veranderd namelijk gedurende de dag, aangezien je ook taken uitvoert en weer ook nieuwe taken krijgt toegewezen. Je Master/Main lijst zal wel dienen als jouw leidraad gedurende de dag.

Tips voor het prioriteren van taken op je “Master of Main list”

• Focus op de belangrijkste en meest urgente taken. (Dit zijn degenen die een grote negatieve impact zouden hebben als je ze niet voor elkaar zou krijgen)
• Begin met het einde voor ogen. Stel jezelf de vraag: “Wat is de consequenties als ik dit vandaag niet af krijg?”
• Vraag naar specifieke deadlines. Accepteer “zo snel mogelijk” niet als een deadline.
• Als je meerdere managers ondersteunt en je niet precies meer weet wat voorrang heeft, vraag ze dan om de volgorde te bepalen.
• Maak je manager(s) duidelijk wat de belangrijkste taken zijn voor de dag.
• Communiceer regelmatig met je manager(s) en informeer hem of haar (of ze) via een soort van status-update of een formulier (Dit kan evt. via ook via een online formulier).

Wanneer ben jij het meest productief?

Als jij je bewust bent van je gewoonten, kun je ook je meer structuur aanbrengen in je dag. Werk aan de meest complexe projecten en taken tijdens de mees productieve tijd van de dag. Voor sommigen kan dat ‘s ochtends vroeg zijn en anderen zijn misschien het meest productief in de middag.

Markeer je taken met A-, B- of C-prioriteiten

Verdeel alle taken op je lijst door ze te markeren in:

• Een “A”-prioriteit is een taak die super belangrijk is. Deze items moeten in de komende vierentwintig tot achtenveertig uur worden voltooid.
• Een “B”-prioriteit is een taak die redelijk belangrijk is. Deze items moeten binnen drie tot vier dagen worden voltooid.
• Een “C”-prioriteit is een taak die niet belangrijk of dringend is. Deze items moeten in de komende drie tot vier weken (of langer) worden voltooid.

Deze werkwijze kan je het beste samen met je manager opzetten, zodat hij of zij ook begrijpt wat deze markering precies inhoud. En het maakt het ook veel gemakkelijker om ervoor te zorgen dat jullie allebei op dezelfde lijn zitten en ook goed samenwerken aan jullie gemeenschappelijk doel.

Maak een top 5 prioriteiten

Bepaal vervolgens, voordat je aan je werkdag begint, jouw top vijf prioriteiten. Houd je dagelijkse lijst bij deze top vijf om te voorkomen dat je overweldigd raakt. Dit zal je helpen het gevoel te krijgen dat je controle hebt over je dag in plaats van het gevoel te hebben dat je gecontroleerd wordt. Laat je niet afleiden door de grotere (en minder kritische) “Master List”. Als je gefocust blijft en items van je lijst markeert, dan voel je je aan het einde van de dag goed over je prestaties!

Gedurende de dag, moet je ook tijd reserveren om taken opnieuw te beoordelen. Vergeet niet om flexibel te zijn en te begrijpen dat je soms niet elke dag aan elke taak kunt komen. En raad eens? Dat is geen probleem! Denk bij jezelf: “Als ik over een uur moet vertrekken, wat moet ik dan absoluut hebben gedaan?” Dit zal je helpen gefocust te blijven op wat het belangrijkste is en je niet door alle andere taken in waanzin te laten leiden.

Als je prioriteiten een plotselinge verschuiving in de dag brengen, stop dan gewoon met werken aan je huidige taak en begin aan je nieuwe prioriteit. Concentreer je op die prioriteit totdat die taak is voltooid. Daarna ga je terug naar je Master/Main List en je oorspronkelijke taak. Door deze werkwijze/methoden in te voeren, zal je merken dat je de controle over je dag hebt (genomen)!

Bron: Office Dynamics