Zo houd je bedrijfsinformatie veilig

Als secretaresse werk je regelmatig met gevoelige bedrijfsinformatie. Zo verwerk je bijvoorbeeld acties en besluiten van vergaderingen die niet voor iedereen bestemd zijn en plan je afspraken in waar ook niet iedereen van op de hoogte hoeft te zijn. Om deze redenen is het belangrijk dat je voorzichtig omgaat met gegevens. Toch is een foutje zo gemaakt en is het niet veilig om op elke openbare plek aan de slag te gaan. Als je bijvoorbeeld verder wilt werken vanuit een hotel op een openbaar netwerk, dan is de kans groot dat deze gegevens in handen vallen van cyber criminelen. Op die manier kan gevoelige informatie uitlekken en misbruikt worden. Daarom is het belangrijk om die gegevens veilig te houden.

Gevoelige gegevens veilig houden

Het is belangrijk om correct met gevoelige gegevens om te gaan. Op een openbaar internetpunt in een café, restaurant of hotel werken is afgeraden. Voor zo’n openbaar internetpunt is vaak geen wachtwoord nodig. Dat betekent dat iedereen er gebruik van kan maken. Helaas heeft niet iedereen even goede bedoelingen en kunnen ook cyber criminelen gemakkelijk op draadloos internet inloggen. Met speciale software is het daardoor mogelijk om het dataverkeer van andere gebruikers uit te lezen en af te luisteren. Net op het moment dat je bijvoorbeeld je wachtwoord voor de webmail van het bedrijf intypt, kan een cybercrimineel de data afluisteren. Op die manier kan ook hij toegang krijgen tot de webmail.

Ook andere gegevens die je via het internet verzendt, zoals bankgegevens, kunnen worden afgeluisterd. Zo kan een cybercrimineel te weten komen bij welke bank het bedrijf bankiert en om zo een nep betaalomgeving opzetten. Criminelen kunnen zo een onderneming voor duizenden euro’s bestelen. Daarom is het verstandig gegevens veilig te houden met een Virtual Private Network (VPN).

De mogelijkheden van een VPN

Vaak hebben mensen wel eens van de term ‘VPN’ gehoord, maar weten niet precies wat het inhoudt. Een VPN is een privé verbinding. Je kunt daarmee alle internetverkeer op je laptop, smartphone, tablet of computer versleutelen. Alle dataverkeer wordt namelijk door een zogenaamde ‘digitale tunnel’ verstuurd. Die tunnel is uiteraard denkbeeldig, maar alle verkeer die je door de tunnel stuurt, wordt versleuteld. De software op het gebruikte apparaat versleutelt de aanvraag en stuurt deze door de tunnel. Doordat de tunnel volledig gesloten is, kan niemand anders meer meekijken.

Als een pakketje onderweg toch onderschept wordt, kan een hacker daar niets mee. Hij zal alleen maar cijfers en letters zien en deze niet kunnen ontsleutelen. Aan het einde van de tunnel is de aanvraag weer ontsleuteld. Zo belandt de aanvraag bijvoorbeeld bij de website die je wilt bezoeken. De website stuurt de gevraagde informatie weer terug en in de tunnel wordt die informatie weer versleuteld. Daarna ontsleuteld de software op het apparaat weer, zodat je veilig kunt internetten.

Gebruik een veilige VPN

Het is bij het uitkiezen van een VPN belangrijk om een goede VPN aanbieder te kiezen. VPN’s zijn steeds populairder en daardoor schieten aanbieders als paddenstoelen uit de grond.  Niet iedere aanbieder is kwalitatief even goed. Om die reden raden we aan goed de aanbieders met elkaar te vergelijken. We raden een dienst als ExpressVPN, Surfshark of NordVPN aan. Het is bij deze diensten vaak mogelijk om de dienst eerst een maand te betalen. Als dan blijkt dat de dienst niet helemaal naar wens is, kun je binnen een periode van 30 dagen je geld terugkrijgen.

Er zijn ook gratis diensten. Het is voor jou als secretaresses aan te raden om deze diensten te vermijden. Het is vaak niet duidelijk wat er gebeurt met logs, de verbinding is erg traag of instabiel of je kunt er maar een korte tijd mee werken. Kies daarom altijd voor een VPN-dienst op proef en neem daarna een betaalde dienst. Op die manier weet je zeker dat de gevoelige gegevens echt veilig zijn.