Zo is de vergadering wat sneller afgelopen…

Kijk jij ook weleens versuft naar de klok tijdens een vergadering, hopende dat de wijzers spontaan wat sneller gaan tikken? Met deze tips is je vergadering een stuk sneller afgelopen…

Het doel per agendapunt

Natuurlijk heb je een agenda opgesteld en aan iedereen toegezonden. Nu nog hopen dat iedereen zich goed ingelezen heeft. Dan ben je al een stuk dichterbij een kortere vergadering…

De eerste tip is om het doel per agendapunt wat concreter te omschrijven. Enkel onderwerpen als “Teamuitje”, “Omzet” of “Samenwerking” zijn te wollig en zorgt voor teveel discussie.

Bijvoorbeeld:

• In plaats van Teamuitje schrijf je op: Brainstormen over de locatie van het teamuitje. Of… bepalen maximale budget voor het teamuitje.
• In plaats van “Samenwerking” schrijf je op: de samenwerking met klant X verbeteren.

Een tweede tip is om te starten met het belangrijkste agendapunt, iedereen is dan nog geconcentreerd…

Relevantie

Kap niet relevante vragen meteen af. Anders dwalen de andere deelnemers al snel af met hun gedachten…

Als iemand dus spontaan een idee inbrengt om bijvoorbeeld gezondere voeding aan te bieden in de kantine en dan ook nog zonder daar een idee of oplossing bij te hebben, kap het dan meteen af. Vraag de persoon direct om voor de volgende vergadering met één of meerdere uitgewerkte oplossingen/voorstellen te komen.

Vermeld de duur

Vermeld bij ieder agendapunt de maximale duur die je aan het punt wilt besteden. Zo kan iedereen meteen zien of je nog op schema ligt…

Tip: In dit artikel hebben we de verschillende soorten opstellingen van vergaderingen voor je op een rij gezet.

Heb jij nog goede tips? Deel het via het formulier onder dit artikel.