Zo kan jij als secretaresse ook procesoptimalisatie toepassen

Jij als secretaresse weet als geen ander hoe (administratieve) processen eruit zien in de organisatie en waar er eventueel nog efficiency te behalen valt. Volg deze 3 stappen en start direct met procesoptimalisatie.

Stap 1 Breng de processen in kaart

Wat zijn op jouw afdeling en/of in jouw functie de belangrijkste processen? Welke werkzaamheden nemen daarbij veel tijd in beslag? Het vergaderproces? Voorraadbeheer? Het maken van rapportages? Het is belangrijk om deze eerst inzichtelijk te maken. Schrijf alle stappen op, noteer wie van je collega’s betrokken zijn en welke middelen er evt. worden gebruikt (denk bijvoorbeeld aan de printer/fax? Excel sheets/planningsoverzichten etc. etc. ). Noteer daarbij ook hoe lang het proces ongeveer duurt. Hoe lang moet je bijvoorbeeld op vergaderstukken wachten voordat je het kan versturen? Of hoe lang mag een collega of klant doen om jouw rapportage te bekijken voordat je verder kan? Als dit allemaal inzichtelijk hebt gemaakt, dan kan je overgaan naar de volgende stap.

Extra efficiency tip 1: wil je veel tijd besparen en dezelfde stukken tekst niet steeds opnieuw typen? Gebruik dan Snelonderdelen in Word en Outlook.

Extra efficiency tip 2: van een e-mailbericht meteen een taak maken? Ga dan slepen in Outlook. Het bespaart je tijd!

Stap 2 Waar zitten de verspillingen?

Als er meerdere managers hun zegje mogen doen over de agendapunten in de vergadering, dan klopt er iets niet. Of als jij iets mailt of noteert naar een collega, die het vervolgens zelf in een Excel sheet noteert en het via jou weer rond laat mailen. Dit soort dingen kunnen natuurlijk veel efficiënter.

Stap 3 Technologie inzetten

Er zijn apps en/of vergadertools beschikbaar die ervoor zorgen dat jij een stuk sneller over agendapunten en/of vergaderstukken kan beschikken. En ook zijn er vele apps beschikbaar die je helpen met efficiënt voorraadbeheer, apps die verlofaanvragen kunnen automatiseren etc. etc. Je moet alleen weten welke apps dat zijn. In deze stap ga je dus zoeken naar digitale mogelijkheden.

Extra leestip 1: Deze 10 apps moet je als secretaresse echt hebben.

Extra leestip 2: op zoek naar een vergadertool? lees dan het artikel “Hoe een vergadertool het leven van een assistant makkelijker maakt”.

Heb jij al gezien waar je procesoptimalisatie kan toepassen? Verspil dan nu ook geen tijd meer en start direct met efficiënter werken. Succes!

Cursus Lean werken

Zou jij ook Lean willen werken? Oriënteer je dan even bij de cursussen Lean Six Sigma.