Zo krijg je inzicht in zakelijke reiskosten

door Ingeborg · 8 februari 2023

Het kan een hele uitdaging zijn om overzicht te houden in zakelijke reiskosten. Vooral als sommige collega’s ook zelf reizen boeken en je manager je opeens vraagt of jullie de kosten enigszins in toom kunnen (gaan) houden. En daar zijn natuurlijk verschillende tools en apps voor beschikbaar, maar welke praktisch in gebruik? Het zoeken naar de juiste tool of app kan echter ook al een hele uitdaging zijn.

In dit artikel geven we je een drietal suggesties. Probeer ze uit en laat ons vooral weten welke tools wel of niet handig in gebruik zijn. En heb je toevoegingen? Deel het in de comments.

BizAway

BizAway is een boekingsoplossing voor het beheren van zakenreizen, het controleren van reizen en het optimaliseren van resources. Met behulp van dit platform kunnen alle facturen en kosten worden bijgehouden volgens een geïntegreerd reisbeleid. Deze tool kan je gratis proberen. Als we het goed hebben gezien dat moet je na een proefperiode betalen.

TravelPerk

Deze tool is gratis tot maximaal 5 boekingen, daarna worden er kosten in rekening gebracht. De tool geeft in realtime al je reisgegevens weer zoals vluchten, hotels en/of treinen. Het is ook mogelijk en handig om een beleids- en goedkeuringsworkflow toe te voegen. En de tool geeft waarschuwingen over eventuele reisbeperkingen weer. Wil je bijvoorbeeld ook budgetten bijhouden en de app integreren met bijvoorbeeld andere bedrijfssoftware, dan moet je over op een betaalde versie.

Navan (voorheen Tripactions)

Is ook een online tool om reizen te boeken en te beheren. Eveneens met een ingesteld en aanpasbaar reisbeleid. Overigens kan je ook luchtvaart- en/of hotelbeloningen verdienen. En mag je maximaal 50 maandelijks actieve gebruikers toevoegen. Daarna ga je over naar een betaalde versie.

Tip: Boekingsapps en/of tools vergelijken kan via GetApp.nl

TMC (travel management company)

Een Travel Management Company (TMC) is een bedrijf dat zich richt op het organiseren en beheren van zakenreizen voor bedrijven. Vaak hebben ze ook een boekingstool beschikbaar die in de look and feel van je kunt gieten. Een voordeel is dat een TMC vaak speciale afspraken met reisbureaus, luchtvaartmaatschappijen en hotels hebben, waardoor ze kunnen besparen op de reiskosten. Nog een voordeel is dat je vaak een vaste contactpersoon hebt die je kan helpen om eventuele vragen en die problemen voor je op te lossen. Deze service is natuurlijk niet gratis maar kan je wel extra zekerheid geven als je vragen en/of problemen ondervindt. Uniglobe Alliance Travel, BCD Travel en E-business Travel zijn voorbeelden van TMC’s.