Zo krijg je meer overzicht in de mailbox (van je manager!)

Beheer jij de mailbox van je manager? En werken jullie met Outlook? Dan is het goed om te weten dat er heel veel handige functies beschikbaar zijn. Wij hebben er alvast 3 voor je uitgezocht. Zo krijg je snel meer overzicht!

Gebruik de snelle stappen functie

Met de functie Snelle stappen is het mogelijk om bepaalde taken te automatiseren. Maak je bijvoorbeeld vaak telefoonnoties? Dan kan je daarvoor een snelle stap maken. Je hoeft dan niet elke keer weer een nieuw mailtje te typen.

Waar vind je deze functie? Ga daarvoor naar het tabblad Start en daar zie je onderstaand plaatje staan. Druk op Nieuwe maken.

Daarna geef je de stap een naam, bijvoorbeeld Telefoonnotitie. Dan ga je met het pijltje/driehoekje naar beneden onder Acties – en kies je voor Aangepast en in dit geval kies je voor Nieuw bericht. Daarna kan je het onderwerp ingeven, de urgentie aangeven en in het tekstvak kan je de tekst typen die je standaard in je bericht wil hebben (dus bijv. de naam van de beller en het telefoonnummer).

Als je klaar bent, dan zie je een nieuwe snelle stap met Telefoonnotie staan in het snelle stappen vak. Iedere keer als je op de knop Telefoonnotie klikt, dan verschijnt er een nieuwe telefoonnotie. Nu hoef je alleen nog de naam en het telefoonnummer in te typen en klaar. Dit scheelt je heel tijd.

Tip: je kunt de snelle stappen functie ook gebruiken om bijvoorbeeld berichten automatisch door te laten sturen. Hoe je dat doet lees je in het bericht Snelle stappen gebruiken in Outlook.

Ga werken met kleurcategorieën

Je kunt je inbox verdelen in kleurcategorieën om gerelateerde items te herkennen en te groeperen. Ontvang je (of jouw manager) veel nieuwsbrieven? Maak daar dan een kleurcategorie voor aan. Alle nieuwsbrieven geef je dan bijvoorbeeld de kleur groen mee. Alle inkomende e-mails die je dan de categorie groen geeft worden zo netjes gegroepeerd. En dat zorgt voor overzicht! Je kunt op deze manier nog een aantal categorieën aanmaken, bijvoorbeeld een voor alle Facturen (geel) of Interne Projecten (rood) etc.

Hoe stel je deze functie in?

• Selecteer je bericht en klik op de rechtermuisknop
• Kies dan voor nieuwe categorie in het menu categoriseren
• Voer vervolgens een naam in voor je categorie en kies een kleur.
• Druk op Enter

Gebruik de takenlijst in Outlook

De eerste stap is om de functie Taken zichtbaar te maken naast je inbox. Dat kan je doe via de knop Takenbalk de Agenda, Personen of Taken rechts van het scherm te plaatsen.

Daarna kan je beginnen met het aanmaken van taken. Via de e-mail krijg je bijvoorbeeld een verzoek binnen om een vergadering te plannen. Deze vergadering hoef je niet meteen in te plannen, het mag ook volgende week. Sleep je bericht dan linksonder naar Taken in je navigatiebalk. De inhoud van het bericht komt dan in je taak. Je hoeft nu alleen nog aan te geven wanneer de taak af moet zijn + een naam van de taak. Als je klaar bent dan komt de taak automatisch in je takenlijst terecht. Ben je klaar? Zorg dan dat je de taak ook op Voltooid zet. Het voordeel van werken met een takenlijst is natuurlijk dat je al je taken een einddatum kunt meegeven waardoor je niets meer gaat vergeten.

Tip: Lees meer over de takenlijst in Outlook in het artikel Werken met Taken (stap voor stap uitgelegd).