Zo ontvang je klanten corona-proof op kantoor

Niezen in de elleboog, regelmatig je handen wassen en papieren zakdoekjes gebruiken. We hebben met z’n allen de hygiëne richtlijnen van het RIVM nu wel zo’n beetje omarmd. En ook op kantoor zijn veel bedrijven al begonnen met het corona-proof inrichten van de werkruimtes. En dat is heel mooi! Maar dan het volgende: klanten ontvangen op kantoor. Ook dat kan en mag weer! Wat kun je zoal ondernemen om de kans op besmetting – voor jezelf èn voor je klanten – zo klein mogelijk te maken?

Het begint natuurlijk bij binnenkomst! En of het nu een potentiële klant is of een vaste relatie, je wil natuurlijk wel zorgen voor een goede klantbeleving. Hebben jullie een ontvangstruimte of zit je aan een receptie? Dan zou je met een papieren gastenboek kunnen werken, maar dat komt wellicht wat onprofessioneel over. Gelukkig kan het ook eenvoudiger. Overweeg eens om een eenvoudig systeem aan te schaffen waarmee je eenvoudig afspraken in kunt plannen en waarmee je bezoekers kunt registreren.

Hoe werkt het?

Hang bij de ingang en/of receptie van het kantoor een tablet waarop een bezoekersregistratie systeem draait. Op deze tablet kan je bezoekers namelijk ook meteen wijzen op de huisregels en hygiënemaatregelen die jullie hebben ingesteld om een veilige omgeving te creëren. Twee vliegen in één klap.

Er zijn twee typen bezoekers: mensen met een afspraak èn mensen zonder een afspraak… Iemand zonder afspraak moet zijn of haar gegevens wel even invullen in het systeem. Bezoekers melden zich bij binnenkomst aan met hun naam en bedrijfsnaam. Zo voldoe je meteen aan allerlei certificeringen en AVG-/GDPR eisen.

De bezoeker die al een afspraak met je collega heeft gemaakt, bijvoorbeeld via Outlook, kan al van tevoren worden aangemeld. De gegevens worden opgehaald uit Outlook en direct toegevoegd aan het systeem. Wanneer de gast zich bij binnenkomst aanmeldt, ziet hij (of zij) meteen zijn naam. En dat is natuurlijk heel klantvriendelijk! En het scheelt ook nog eens tijd, want je collega die het bezoek verwacht, krijgt een mailtje of Sms’je dat zijn of haar bezoek is gearriveerd. Hoe handig is dat?! Bovendien voorkom je op deze manier ook meteen een overvolle wachtruimte, want je hebt – van tevoren natuurlijk – een maximaal aantal bezoekers ingevoerd in het systeem. Dit scheelt tijd en draagt bij aan een 1,5 meter proof kantoor!

De voordelen

• Maak een goede eerste indruk op je gasten
• Met één druk op de knop creëer je een overzicht van wie het kantoor heeft bezocht
• Het uiterlijk is volledig aanpasbaar naar eigen huisstijl.
• Plug-and-play: geen impact op bestaande systemen.
• Je voldoet aan de AVG/GDPR, HACCP, ISO 9001 en 22000 en de Arbowet regels.

Extra tips om te voldoen aan de nieuwe richtlijnen

• Hang bij binnenkomst een A4-tje op met daarop ‘groeten zonder aanraken’.
• Plaats bij de receptie een grote pot handgel (met drukknop)
• Doe ramen – indien mogelijk – zoveel mogelijk open
• Reinig de deurklinken
• Plak stickers op de vloer om duidelijk te maken wat de juiste looprichting is.

Werkplekken reserveren via een app

Bepaal hoeveel werkplekken er in een ruimte passen en laat je collega’s de beschikbare plaatsen vooraf registreren. Zo zijn er nooit te veel mensen tegelijkertijd op de werkvloer. Wil je meer tips lezen? Surf dan ook eens naar dit artikel.