Zo organiseer je een onvergetelijk bedrijfsuitje

Een bedrijfsuitje organiseren is een leuke bezigheid. Je mag je creativiteit de vrije loop laten om je collega’s te verrassen met een onvergetelijke dag.

Er komt natuurlijk wel een hoop bij kijken want de keuze aan uitjes is gigantisch en je wilt wel iets organiseren waar iedereen blij van wordt! Iedereen is op zoek naar het perfecte uitje waarover nog jarenlang wordt nagepraat en met heimwee aan wordt teruggedacht. Hieronder staan alvast een aantal tips die je een heel eind op weg helpen tot de organisatie van een perfect op maat gesneden bedrijfsuitje.

Doel

Waarom wordt het bedrijfsuitje georganiseerd? Is het een jaarlijks terugkerend bedrijfsuitje of staat de dag in het teken van teambuilding?

Hebben jullie net een grote reorganisatie achter de rug en is de bedoeling dat jullie elkaar beter (of op een andere manier) leren kennen? Een bedrijfsuitje kan meerdere doelen tegelijk hebben, maar over het algemeen heeft het toch wel een hoofddoel.

Staat teambuilding centraal? Dan is een dinerspel, citygame of escape room aan te raden. Een moordspel met diner is bijvoorbeeld uitermate geschikt als je op zoek bent naar een flinke dosis teambuilding. Tijdens zo’n moorddiner gaan jullie verdeeld in teams, een vraagstuk (in dit geval een moord) oplossen. Het moordspel wordt begeleid door een acteur of actrice die als agent het speldiner in goede banen zal leiden. Tijdens het moordspel krijgt iedereen door ‘onze agent’ een eigen rol toebedeeld en gaat men vervolgens in de huid van verdachte of rechercheur/detective het spel spelen. Behalve dat dit natuurlijk voor hilarische momenten zal zorgen, leren jullie elkaar ook op een andere manier en in een andere setting kennen, wat uiteindelijk de teambuilding ten goede komt.

Activiteit

Het is altijd moeilijk om iedereen tevreden te stellen, zoveel mensen, zoveel wensen. Houdt bij het kiezen van de activiteit altijd rekening met je doelgroep. Sommige mensen zijn nu eenmaal actiever dan anderen. De ene groep wordt wild enthousiast bij het idee van een middag beachvolleyballen, terwijl de andere groep zich liever waagt aan een pokerworkshop. En omdat je bijna nooit iedereen tevreden kan stellen, is het een goed idee om zelf een aantal verschillende activiteiten te kiezen, waarvan je zeker weet dat iedereen mee kan doen. Vervolgens houd je een stemming en door middel van de ‘meeste stemmen gelden’ kom je uiteindelijk tot een keuze. Als je met een grote groep zit (vanaf 75 personen) kan je ook verschillende activiteiten kiezen waarvoor mensen zich kunnen inschrijven.

Budget

Een budget is uiteraard een belangrijk punt bij het samenstellen van een uitje. Een heel verzorgd weekend Zuid-Frankrijk inclusief snorkelen en dineren op een jacht klinkt waanzinnig, maar is maar voor weinig bedrijven weggelegd. Ga eerst na wie er allemaal meegaan. Is het bedrijfsuitje bedoeld als een vorm van teambuilding, en uitsluitend voor het personeel, of is het meer om iets te vieren en is aanhang ook welkom? In het laatste geval kan je makkelijk op dubbele kosten uitkomen. Het is zeker niet zo dat de leukste uitjes veel kosten, je moet alleen slim te werk gaan.

Er zijn bijvoorbeeld een hoop mogelijkheden om de drankjes tijdens jullie borrel of diner te verzorgen. Een onbeperkte bar met bier/wijn/fris is een veel gekozen optie, omdat het prettig is te weten hoeveel je precies kwijt bent tijdens het uitje. Een andere optie is een aantal drankjes per persoon af te spreken en bijvoorbeeld met muntjes of bonnetjes te werken. Al hetgeen dat erna wordt bedronken is voor eigen rekening. Deze laatste optie is misschien iets minder luxe maar als dat voor jullie de manier is om het uitje betaalbaar te houden is het natuurlijk een perfecte optie. En het voorkomt in ieder geval dat jullie naderhand met een gruwelijke drankrekening worden opgezadeld.

Offertes opvragen

De voorbereiding begint met het aanvragen van verschillende offertes. Als je meerdere activiteiten gepland heb kan je natuurlijk voor elke activiteit apart een offerte aanvragen maar je kan ook kijken of je ergens een totaalpakket kan krijgen. Deze ’totaalpakketten’ zijn meestal goedkoper en het grote voordeel van zo’n pakket is dat de tijden en locaties al op elkaar zijn afgestemd, wat jou een hoop werk uit handen neemt. En uiteraard is het ook veel makkelijker schakelen als je via één evenementenbureau alles laat organiseren. Hoe meer verschillende lijntjes je uitzet, hoe makkelijker dingen in de soep kunnen lopen en dat is met een evenement uiteraard het laatste waar je op zit te wachten. Snel schakelen met een betrouwbare partner zorgt voor een fantastisch evenement!

Locatie

Tegenwoordig kun je op de meest uiteenlopende locaties een bedrijfsuitje vieren. Van beachclub tot boerderij en van sjiek landhuis tot een gezellige Amsterdamse kroeg. De grote steden zijn altijd erg populair maar houd hierbij rekening met het verkeer. Elk jaar worden de steden drukker en, zeker met de auto, moeilijker te bereiken. In Amsterdam is het openbare vervoer een steeds aantrekkelijkere optie aan het worden. Komen je gasten met het openbaar vervoer, met de fiets of met de auto? Wat zijn de kosten voor parkeren? Op welk tijdstip ga je het evenement laten plaatsvinden, zit je bijvoorbeeld met de spits? Het is natuurlijk zonde als de helft te laat komt omdat mensen in de file staan.

Houd overal rekening mee. Op een bepaald punt verzamelen en beginnen met een uurtje borrelen kan goed werken zodat de eventuele laatkomers in ieder geval op tijd zijn voor de ‘hoofd activiteit’.

Een goede voorbereiding is het halve werk!