Zo pas je effectief timemanagement toe

Lijkt alles last-minute te gaan? Gaat niets zoals je had gepland en heb je voortdurend het gevoel dat je tijd tekort komt om jouw taken effectief uit te voeren? Wanhoop dan niet, maar ga aan de slag met de tips uit dit blog om tot effectief timemanagement te komen.

1. Weet hoeveel tijd je hebt

Om effectief te plannen en je werkzaamheden uit te voeren is het van groot belang om te weten hoeveel tijd je eigenlijk hebt. En dat is niet zo heel moeilijk. Wanneer je fulltime werkt heb je per week 5 dagen, per dag 8 uur en 2400 minuten per week aan werktijd tot je beschikking. En naast je werk heb je dan nog 128 uur, gemiddeld dus 18,28 uur per dag over om te slapen, sporten, eten, ontspannen enzovoort. Duidelijk toch?!

2. Weet kritisch over waar je je tijd aan besteedt

Alleen het feit dat sommige collega’s meer geluid maken dan anderen betekent niet dat je perse ook aan die collega’s meer tijd moet besteden. Ken je de uitdrukking ‘holle vaten klinken het hardst’? Nu zal dit natuurlijk niet altijd het geval zijn. Maar probeer steeds opnieuw de afweging te maken of het jouw tijd wel waard is om nu aandacht te besteden aan iets of iemand. Wanneer je alleen maar afgaat op iets of iemand die urgent lijkt loop je grote kans om echt urgente zaken of mensen mis te lopen. En dat is natuurlijk zonde.

3. Meten is weten

Tijd is relatief en het gevoel dat je tijd tekort komt kan dit ook zijn. Daarom kan het je helpen om gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld 2 weken, eens bij te houden in dagboekvorm waar jij je tijd nu werkelijk aan besteedt. Niet alleen in je werk maar ook in je privé-tijd. Noteer niet alleen waar je je tijd aan hebt besteedt maar ook hoe dit voelde. Dit zal je tot nieuwe inzichten brengen. En vooral beter in staat stellen om daarna de juiste keuzes te maken. Zie ook de volgende tip.

4. Betere keuze maken

Wanneer je dus gedurende een bepaald periode hebt bijgehouden waar je jouw tijd aan hebt besteedt, heb je voldoende gegevens verzameld om op basis hiervan betere keuzes te maken. Misschien zijn er dingen die helemaal niet bij jouw functie horen, maar waar je wel veel tijd aan kwijt bent? Misschien zijn er wel collega’s die hun eigen werk bij jou proberen te delegeren terwijl dat helemaal niet de bedoeling is? En in je privé- leven geeft het je ook de kans om betere keuzes te maken. Hoeveel tijd wil je met je familie en vrienden doorbrengen en leuke dingen doen? En hoe vaak lukt dat nu?

Het echte geheim om tot effectief timemanagement te komen is vooral om taken te beheren en niet alleen je tijd. Doe dus vooral de dingen die tot meer productiviteit en geluk leiden. En probeer om overbodige taken af te stoten. Dit geldt ook voor privé. Doe dingen die je gelukkig maken (sporten, tijd met vrienden doorbrengen) en vermijd te veel te moeten besteden aan zaken die je energie kosten in plaats van opleveren.