Zo stel je KPI’s op voor het secretariaat

Kwaliteitscriteria oftewel Kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) zijn variabelen waaraan valt af te lezen of een organisatie op koers ligt ten opzichte van haar doelstellingen. Wordt er in jouw organisatie ook gebruik gemaakt van KPI’s? En zijn er dan ook KPI’s opgesteld voor het secretariaat? In dit artikel een aantal tips om je op weg te helpen.

Je KPI’s sluiten aan bij de missie en visie van de organisatie

Zorg ervoor dat de KPI’s die je op gaat stellen voortkomen uit de missie en visie van de organisatie. Ligt de prioriteit van de organisatie bij klanttevredenheid? Dan moet je daar rekening mee houden bij het opstellen van KPI’s. 

Maak je KPI SMART

Een SMART geformuleerde KPI is: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Om te bepalen of jouw KPI Specifiek, Meetbaar en Tijdsgebonden is, is vrij gemakkelijk te bepalen. Het verschilt alleen wel per persoon of per afdeling of de KPI ook Acceptabel en Realistisch is.

Een voorbeeld: “We willen tot het einde van het jaar, elke week 1000 (klant)afspraken hebben gemaakt. Dit doel is Specifiek, Meetbaar en ook nog eens Tijdsgebonden. Maar als je team uit 2 personen bestaat, dan is het doel misschien niet zo Realistisch te noemen. Tenzij je ieder 500 afspraken per week maakt… dat kan misschien wat teveel zijn?

Kijk terug in de historie

Wat je zou kunnen doen is bijvoorbeeld kijken naar de hoeveelheid afspraken die jullie samen in de afgelopen 3 of 6 maanden wekelijks hebben gemaakt. Het gemiddelde over deze maanden is een goed startpunt voor het opstellen van een KPI.

Zorg voor draagvlak

Probeer je collega(‘s) bij het opstellen van je KPI’s te betrekken. Kunnen zij zich vinden in de KPI’s? Als je collega(‘s) het met je eens zijn, dan zullen KPI’s gemakkelijker en eerder behaald worden.

Niet teveel KPI’s

Een veel voorkomende valkuil is het opstellen van teveel KPI’s. Je verliest dan het overzicht. Zorg dus dat je alleen de KPI’s meet die echt van belang zijn voor de organisatie.