Zo werkt SharePoint
Wil je efficiënt samenwerken, documenten delen en je team up-to-date houden? Met SharePoint van Microsoft creëer je eenvoudig een centrale plek voor documentbeheer en samenwerking binnen je organisatie. Denk aan SharePoint als je digitale (kennis)bibliotheek of intranet, naadloos geïntegreerd met Office 365 en Teams. Een SharePoint site maken is nog nooit zo simpel geweest, want in dit artikel leggen we je alles uit met praktische stappenplannen!
1. Ga naar SharePoint in Office 365
Open je Office 365-dashboard en klik op SharePoint. Je komt op de startpagina van SharePoint, waar je toegang hebt tot alle beschikbare SharePoint-sites van je organisatie. Hier kun je eenvoudig een SharePoint site maken en deze helemaal naar jouw wens inrichten, zodat je optimaal kunt samenwerken met je team.
2. Start een nieuwe site
- Klik rechtsboven op + maken of + een nieuwe SharePoint site maken
- Je krijgt nu de keuze tussen twee soorten sites:
- Teamsite: Dit type site is ideaal voor samenwerkingsprojecten waarbij teamleden documenten moeten delen en bewerken. Deze site wordt vaak gekoppeld aan een Microsoft 365 Groep en kan eenvoudig met Microsoft Teams worden geïntegreerd
- Communicatiesite: Dit type is beter geschikt voor het delen van informatie met een breder publiek binnen je organisatie, zoals aankondigingen, nieuws en beleid. Een communicatiesite wordt meestal niet gekoppeld aan een team
3. Kies een type site en vul de basisinformatie in
- Selecteer het type site dat je wilt maken (Teamsite of Communicatiesite)
- Geef je site een naam (bijvoorbeeld: Secretariaat of MT)
- Voeg eventueel een beschrijving toe, zodat gebruikers snel zien wat het doel van de site is
- Controleer of de URL van de site goed is – meestal wordt deze automatisch gegenereerd op basis van de sitenaam
- Bepaal vervolgens de privacy-instellingen:
- Openbaar: Iedereen binnen je organisatie kan de site zien
- Privé: Alleen teamleden die je uitnodigt, kunnen de site zien
4. Voeg eigenaren en leden toe
Je krijgt nu de optie om mensen aan je site toe te voegen. Voeg ten minste één extra eigenaar toe om de site te beheren. Nodig vervolgens teamleden uit door hun e-mailadressen toe te voegen. Je kunt ze later overigens ook nog uitnodigen. Klik op volgende of maken om je site definitief te maken.
5. Personaliseer je site
Hieronder een aantal stappen om je site aantrekkelijk te maken:
- Kies een thema: Ga naar Instellingen (het tandwielicoon) en kies Kijk en gevoel om een kleurenschema en stijl te kiezen die bij jouw organisatie passen
- Voeg webonderdelen toe: SharePoint biedt veel handige webonderdelen die je kunt toevoegen, zoals Nieuws, Documentenbibliotheek, Snelkoppelingen en Kalender. Klik op Pagina bewerken om webonderdelen toe te voegen
6. Documentenbibliotheek instellen
In de documentenbibliotheek kunnen teamleden documenten opslaan, delen en ze kunnen in documenten samenwerken.
- Ga naar je site en klik (links) op documenten
- Klik dan op nieuw en maak een map aan, je kunt de map een kleur naar wens geven
- Maak vervolgens zoveel mappen aan als je wil om de gewenste structuur op te maken
- Toegang beheren: Selecteer de map, klik op de rechtermuisknop en dan op toegang beheren
7. Stel rechten en toegang in voor je site
Als eigenaar van de site bepaal je zelf wie, welke toegang heeft. Ga daarvoor naar de instellingen (rechtsboven) en selecteer site-machtigingen. Daar kan je vervolgens personen toevoegen. Onderaan tref je de Geavanceerde instellingen voor machtigingen aan, daar kan je instellingen aanpassen voor bijvoorbeeld externe gasten. Zo kan je gasten bijvoorbeeld alleen leesrechten geven.
8. Klaar? Publiceer de site!
Als je klaar bent met de opmaak en inrichting van je site, kun je deze publiceren. Daarna kan je uitnodigingen sturen naar teamleden.
Stappenplan: Bestanden delen
- Selecteer het bestand dat je wilt delen door het cirkelpictogram voor de bestandsnaam aan te klikken/vinken
- Klik dan op het delen icoontje:
- Nu krijg je de mogelijkheid om een mail te sturen met de link naar het document. Je kunt er ook een kort bericht voor de ontvanger in typen.
Je kunt overigens ook gewoon het document selecteren en dan via de rechtermuisknop op koppeling kopiëren klikken. Als je dan naar Outlook gaat en je maakt een nieuwe mail en klikt dan op Ctrl+v (plakken), dan komt het bestand er ook te staan.
Het delen weer opheffen?
Heb je een document gedeeld met bijvoorbeeld externen en wil je dat op een later moment weer opheffen?
- Selecteer dan het bestand door het cirkelpictogram voor de naam van het bestand te selecteren. Klik op de 3 puntjes
- Kies dan voor toegang beheren
- Als je niet alle opties kunt zien, dan klik je nog een keer op de 3 puntjes, achter de gedeelde link
- Klik op het kruisje achter de naam van de persoon om het delen te stoppen
Stappenplan: Een melding naar je team sturen
Als je een nieuwe bestand in een SharePoint bibliotheek zet dan kan je je team daarvan ook op de hoogte brengen. Dat doe je zo:
- Voeg het bestand toe
- Er verschijnt een melding in het scherm met de mogelijkheid om het te melden aan een team
- Klik op de link Uw team een melding sturen
- Volg de stappen en dan krijgen de geadresseerden vervolgens een (e-mail)bericht met een melding dat er een nieuw document beschikbaar is. Er zit ook meteen een link bij naar het betreffende bestand
Stappenplan: Regels maken
Selecteer het bestand of de map waarop je een regel wil maken. Klik op de 3-puntjes en dan op Automatiseren en op Regel maken. Zo kan je bijvoorbeeld voorwaarden opstellen wanneer er een nieuw bestand wordt toegevoegd of wanneer er bijvoorbeeld een bestand wordt gewijzigd. Dit kan handig zijn als je zelf de regie wil houden en niet wil dat iedereen lukraak bestanden gaat toevoegen.
Een SharePoint site maken biedt talloze mogelijkheden om samenwerking binnen je team te verbeteren en documenten centraal te beheren. Met de handige stappenplannen uit dit artikel kun je direct aan de slag om een goed ingerichte SharePoint site op te zetten. Veel succes!
Andere, handige links over SharePoint om eens na te lezen:
Volg ons