Bestuurssecretaresse College van Bestuur en Raad van Toezicht

Ben jij een proactieve secretaresse met ervaring? En ben je op zoek naar een afwisselende en uitdagende baan binnen een hogeschool waarin iedereen elkaar kent? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Hogeschool KPZ is met ingang van 1 januari 2025 op zoek naar een secretaresse voor de ondersteuning van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. Deze vacature ontstaat vanwege het vertrek van de huidige secretaresse en een verschuiving van taken binnen de hogeschool.

Werken bij Hogeschool KPZ

Hogeschool KPZ is een kleinschalige hogeschool waar je je direct thuis voelt. Dat heeft alles te maken met de sfeer, de persoonlijke manier van met elkaar omgaan en de samenwerking in het bieden van goed onderwijs. Door de inspirerende leeromgeving, met een kwaliteitsbewuste werkcultuur, uitstekende voorzieningen en goede voorwaarden voelen studenten, professionals, medewerkers en samenwerkingspartners zich uitgedaagd, gesteund en gefaciliteerd in hun ontwikkeling. Wij dagen je uit en prikkelen je, zodat je iedere dag opnieuw kunt zeggen: ‘Ik heb het allerbeste uit mezelf gehaald!’.

Hogeschool KPZ is een zelfstandige hogeschool met een bachelor-, een associate degree- en masteropleidingen op het gebied van Educatie. Daarnaast wordt in het Kennis- en Innovatiecentrum praktijkgericht onderzoek uitgevoerd en is er een ruim aanbod van bij- en nascholingsactiviteiten (KPZnext).

Lees meer over Hogeschool KPZ op Over Hogeschool KPZ – Hogeschool KPZ

Positionering van de functie

Het eenkoppige/hoofdige College van Bestuur (CvB) van hogeschool KPZ stelt de strategische kaders vast, draagt de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid voor de hogeschool en rapporteert hierover periodiek aan de Raad van Toezicht.

De Raad van Toezicht (RvT) is het orgaan binnen de stichting dat onafhankelijk toezicht houdt op het beleid van het College van Bestuur van hogeschool KPZ. Het bestaat uit vijf leden inclusief de voorzitter. De Raad van Toezicht functioneert als werkgever voor de bestuurder, geeft gevraagd en ongevraagd advies en fungeert als klankbord. Daarnaast keurt de Raad van Toezicht besluiten en strategische beslissingen van het College van Bestuur goed.

Als secretaresse van het bestuur ondersteun je het CvB procesmatig en secretarieel en ben je de linking pin naar de organisatie. Door jouw procesafspraken, voortgangsbewaking en rol in beleidsvoorbereiding ben je een belangrijke schakel bij (bestuurlijke) besluitvorming. Je behoudt overzicht op de jaarlijks terugkerende processen en maakt de koppeling tussen aspecten van beleid en uitvoering. Je bereidt vergaderingen voor, draagt zorg voor tijdige aanlevering van stukken en voor zorgvuldige communicatie over onder meer de genomen besluiten.

Naast de ondersteuning van het CvB treedt je ook op als ambtelijk secretaris van de RvT van hogeschool KPZ. Je ondersteunt in de voorbereiding van de agenda en bewaakt de planning- en control cyclus. Daarnaast ondersteunt de secretaris de drie commissies van de RvT, te weten de renumeratiecommissie, de auditcommissie en de commissie Onderwijs en Onderzoek.

Naast interne werkrelaties heb je ook contact met externe partijen zoals collega-secretaresses en managementondersteuners van bestuurders in het onderwijs zowel regionaal als landelijk.

Wat ga je doen?

• Je beheert de agenda van de bestuurder. Je houdt de agenda nauwgezet bij, plant vooruit, anticipeert, zorgt voor realiseerbare agenda-afspraken en vindt of bespreekt oplossingen voor knelpunten;
• Je verzorgt de uitvoering van de administratieve/secretariële ondersteuning van het CvB, inventariseert en prioriteert de werkzaamheden, bewaakt het proces en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de werkzaamheden. In brede zin ben je een goede sparringpartner voor het CvB in formele en informele setting;
• Je legt verslag van de centrale directie vergaderingen en bewaakt de voortgang van lopende acties;
• Je leest beleidsstukken daar waar gevraagd en vertaalt deze in adviezen aan het bestuur en de directie;
• Je doet de beleidsvoorbereiding van relevante jaarlijkse terugkerende thema’s en houdt overzicht op algemene procedures en informatiestromen;
• Je draagt zorg voor een accurate archivering en voorbereiding van documenten;
• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van concepten voor interne (administratieve en organisatorische) richtlijnen en procedures, notities en reglementen etc. Verder schrijf en redigeer je algemene inleidende delen van onder andere jaarplannen, rapportages en verslagen;
• Je ondersteunt de RvT door de Raad van Toezichtvergadering voor te bereiden, informatie te verzamelen en toe te zien op de planning en controlcyclus van het toezichthouden als ook de besluitvorming en verslaglegging hiervan;

Je treedt op als contactpersoon voor interne en externe contacten (telefonisch, per mail en bezoekers), staat contacten te woord, schakelt indien nodig de juiste personen in – gaat hierbij zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en behandelt informatie en andere gegevens vertrouwelijk;

Een bijzondere baan, omdat…

• je werkomgeving dynamisch is en je veel schakelt tussen verschillende onderwerpen;
• je bijdraagt aan bestuurlijke- en besluitvormingsprocessen;
• je aan de slag gaat in een bevlogen team bij een hogeschool waar iedereen elkaar kent.

Wat breng je mee?

Je bent het gewend en vindt het leuk om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en bent proactief en servicegericht ingesteld. Je voelt goed aan wat urgent is, kan de hoofd-van de bijzaken scheiden en legt snel verbanden.

Je werkt het grootste gedeelte van de tijd op locatie KPZ, bent zichtbaar in de organisatie en je investeert in de relatie met je collega’s. Je bent flexibel qua inzet, zowel qua werkdagen als qua werkzaamheden. Je draait je hand niet om voor een logistieke uitdaging en bent doortastend en behulpzaam.

Je houdt collega’s op de hoogte van wat er speelt en draagt zorg voor een zorgvuldige overdracht. Je denkt inclusief en beseft dat je met jouw optreden een visitekaartje afgeeft voor de organisatie en het bestuur in het bijzonder.

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en dit is aantoonbaar in een relevante opleiding en relevante werkervaring;
• Je hebt een relevant aantal jaren ervaring als directie-/bestuursassistent en/of bestuurssecretaresse;
• Je hebt ervaring met beleidsvoorbereiding en processen op het gebied van informatiebeheer en administratieve processen;
• Je hebt affiniteit met onderwijs en brede kennis van bestuur en beleid. Je bent op de hoogte van ontwikkelingen op het beleidsterrein van het (hoger) onderwijs;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent;
• Je pakt gemakkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook goed schriftelijk uitdrukken. Hierbij stem je je communicatie af op je gesprekspartner.

Wat bieden wij?

• Wij bieden een aanstelling voor de duur van een jaar, met zicht op verlenging voor onbepaalde tijd.
• Een werkweek van 24 uur per week (0,6 fte).
• Inschaling vindt op basis van kennis en ervaring plaats in schaal 8 van de cao-hbo (2024-2025) met een bruto maandsalaris van maximaal € 4.376,46 op basis van een fulltime dienstverband.
• 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een ruime verlofregeling met ongeveer 9 weken vakantie op basis van 1,0 fte.
• 45 duurzame inzetbaarheidsuren bij een fulltime dienstverband.
• Uitstekende scholings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP.
• Een mooie werkplek in een dynamische omgeving.
• Je bent bij ons verzekerd tegen gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.

Zin om te reageren?

Jouw schriftelijke sollicitatie met curriculum vitae kun je tot en met 12 december per mail richten aan: Mariëlle Brouwer (HRM) via vacature@kpz.nl.

Voor inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Ageeth Bergsma (voorzitter CvB) (06-53860733). Vragen over de procedure kun je stellen aan Mariëlle Brouwer (HRM), op werkdagen bereikbaar op 038-4217425 of via vacature@kpz.nl.

De gesprekken met kandidaten zullen plaatsvinden op woensdag 18 december op Hogeschool KPZ.