Managementondersteuner bij Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Ben jij een doorgewinterde managementondersteuner, heb jij een hart voor erfgoed en vind je het leuk om met mensen om te gaan? Wacht niet en solliciteer direct naar deze vacature bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed!

Bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) ben je als managementondersteuner verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de afdelingshoofden Landschap en Archeologie op alle fronten.

Naast een proactieve planner ben je een betrouwbare en discrete (gespreks)partner voor de afdelingshoofden die je ondersteunt. Je beheert hun agenda’s, plant afspraken en zorgt ervoor dat een werkdag soepel verloopt. Dit zodat de afdelingshoofden optimaal worden ontzorgd en zich volledig kunnen concentreren op hun werkzaamheden. Hierbij krijg je het vertrouwen om vanuit je eigen vakmanschap beslissingen te nemen en prioriteiten te stellen. Daarnaast is het belangrijk dat je affiniteit hebt met het erfgoedveld, snel herkent waar de ondersteuningsbehoefte zit en weet op welke manier jij daar het best aan kunt beantwoorden.

Je bent als managementondersteuner een organisatorische ‘spin in het web’ en je weet wat er speelt. Zo ben je vaak het eerste aanspreekpunt en een verbindende schakel voor interne en externe contacten. Je bewaakt de voortgang, lost knelpunten op en beoordeelt binnenkomende e-mails en telefoongesprekken op inhoud, belang en urgentie. Ook heb je aandacht voor medewerkers in de afdeling, zodat je een signalerende functie richting de afdelingshoofden hebt voor wie je werkt. Hierbij ben je een verbindende schakel tussen management en medewerkers.

Naast de directe ondersteuning van de afdelingshoofden Landschap en Archeologie, maak je deel uit van het team managementondersteuning en voer je teamoverstijgende taken uit. Zo biedt je ondersteuning als gastvrouw bij evenementen, help je burgers met vragen over subsidies met het maken van een afspraak en voer je zo nu en dan administratieve taken uit die niet per se zijn te herleiden tot de afdelingen waar je voor werkt, maar wel in het belang zijn van de organisatie. Organisatorisch maak je onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsvoering. Deze afdeling verzorgt de ondersteuning voor de hele organisatie. De afdelingshoofden voor wie je gaat werken, zijn dus niet je hiërarchisch leidinggevende.

Op momenten dat het voor de uitvoering van je functie, of om organisatorische redenen nodig is, zien we je graag op het kantoor van de RCE in Amersfoort. Op andere momenten is het ook mogelijk om thuis te werken. Momenteel is aanwezigheid op de vrijdagen van belang.

Functie-eisen

Je houdt van afwisseling en veranderingen en jouw zelfredzaamheid komt in deze functie ook goed van pas. Je bent een harde werker en hebt een flinke dosis energie. Ook wil je jezelf blijven ontwikkelen, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk.

Daarnaast beschik je over de volgende zaken:

• Je bent in het bezit van een mbo-diploma, bij voorkeur de opleiding secretaresse/managementassistent of in de richting van officemanagement.
• Je hebt een bijzondere interesse voor cultuur en erfgoed.
• Je maakt je de inhoud van onderwerpen snel eigen, zodat je zelfstandig kunt prioriteren.
• Je vindt het leuk om met mensen om te gaan en bent gericht op samenwerken.
• Je hebt relevante en recente werkervaring in het ondersteunen van een manager, het liefst binnen de (Rijks)overheid.
• Je hebt ruime ervaring met het werken met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel in woord als geschrift en kunt uit de voeten met de Engelse taal.
• Je bent representatief en klantgericht en beseft dat je een belangrijk visitekaartje bent van een overheidsinstelling.
• Je bent integer, organisatiesensitief en omgevingsbewust.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie, zoals persoonlijke informatie van je (directe) collega’s of informatie die bedrijfsgevoelig is.
• Je hebt uitstekende plannings- en probleemoplossende vaardigheden om efficiënt te kunnen omgaan met veranderende prioriteiten.
• Je bent bereid en enthousiast om jezelf voortdurend te blijven ontwikkelen binnen jouw vakgebied, in jouw rol als sparringpartner van de afdelingshoofden en als onderdeel van het cluster waar je deel vanuit maakt.

We vragen je in je brief in ieder geval de volgende drie vragen mee te nemen:

1. Hoe zorg je ervoor dat je in je werk balans houdt tussen wat moet en wat je leuk vindt?
2. Waar zou je nog beter in willen worden?
3. Waar krijg je écht energie van in je werk?

Heb je na het lezen van de vacature nog inhoudelijke vragen dan kun je vanaf 25 februari contact opnemen met Jasper Bendermacher (hoofd Bedrijfsvoering), 06 50018410

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau: schaal 6
• Maandsalaris: Min €2.866 – Max. €3.564 (bruto)
• Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur: een jaar met uitzicht op arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week: 24
• Maximaal aantal uren per week: 24

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• We ontvangen je sollicitatie met CV graag uiterlijk 2 maart 2025.
• De gesprekken staan gepland voor week 11 en week 12.
• Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet.
• Rijksmedewerkers hebben voorrang in de sollicitatieprocedure.
• Indien er kandidaten reageren die de van-werk-naar-werk-status hebben dan gaan zij voor op medewerkers die vrijwillig mobiel zijn. Behoor je tot deze groep stuur dan een voordracht of bewijsstuk mee en geef het aan in het betreffende veld.
• Wij werken voor Nederland en willen daarom ook graag een afspiegeling zijn van onze diverse inwoners. We hechten veel waarde aan diversiteit op alle niveaus binnen de organisatie. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren.  We zijn benieuwd naar jou, je persoonlijke motivatie en je aanvulling op ons team.
• Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld