Agendabeheer

Bij het beheren van de agenda verwacht jouw manager natuurlijk dat je geen dubbele afspraken maakt en dat je genoeg pauze tussen twee afspraken inbouwt, zodat er bijvoorbeeld genoeg tijd is om te reizen tussen de afspraken door.

Hieronder vind je een aantal hele handige tips die je kunnen helpen bij goed agendabeheer:

• Trek aan het begin van iedere werkdag een halfuurtje of kwartiertje uit om samen met je manager de dag door te nemen zodat eventuele veranderingen bekend zijn.
• Maak gebruik van een elektronische agenda en zorg dat deze up-to-date blijft
• Zorg dat je manager jouw machtigt om zijn vergaderverzoeken te beheren, dan weet je zeker dat je van alle vergaderverzoeken en/of annuleringen op de hoogte bent.

Machtigingen

Onderstaand kun je nalezen hoe je manager jou kan machtigen om vergaderverzoeken te beheren in Oultook:

Jouw manager moet de volgende acties uitvoeren:

• extra
• opties
• gemachtigden
• machtigingen
• plaats een vinkje bij de box: “gemachtigde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen”
• wanneer dit tabblad is gesloten met “OK” zet je vervolgens een vinkje in de box “vergaderverzoeken en antwoorden
• alleen naar mijn gemachtigde sturen, niet naar mij”.

Mocht je een manager hebben die ook regelmatig op een andere locatie werkt, vraag dan naar een mogelijkheid voor het gebruik van een PDA of elektronische zakagenda. Deze electronische agenda’s kunnen heel gemakkelijk gesychronisseerd worden met met de PC.

Houd altijd een slag om de arm bij het maken van nieuwe afspraken, vooral als je niet zeker weet waar je manager is, vergeet vooral niet om altijd een telefoonnummer te noteren. Mochten er dan wijzigingen optreden of mocht je manager in de file staan, dan kun je nog even snel bellen.

Bevestig gemaakte afspraken altijd, bij voorkeur via de e-mail dan kom je ook nooit voor verrassingen te staan.

Met een markeerfunctie in Outlook kun je in de agenda diverse soorten activiteiten aangeven, bijvoorbeeld: rood voor belangrijke zaken, groen voor routine afspraken en weer een andere kleur voor interne of externe besprekingen. Houd er hierbij wel rekening mee dat je ook weer niet teveel “kleurtjes” gaat gebruiken, niet alle managers kunnen evenveel onthouden…;-). Hieronderkun je lezen hoe je kleurtjes kunt gebruiken in Outlook:

Een nieuwe kleurcategorie maken

Outlook heeft een aantal standaard kleurcategorien, maar het kan nuttig zijn om een eigen kleurcategorie te maken. Zo kun je deze (reeks) van afpraken een toepasselijke naam en kleur geven, en vervolgens de categorie aan het gemarkeerde item toewijzen.

• Klik hiervoor op de werkbalk op Categoriseren.
• Klik op Alle categorien (Let op: als de opdracht Alle categorienniet wordt weergegeven, klik je op de knop Uitvouwen.
• Klik op Nieuw.
• Typ in het vak Naam de gewenste naam voor de nieuwe kleurcategorie.
• Selecteer een kleurtje en klik vervolgens op OK.