Effectief agendabeheer? Houd rekening met deze tips

Als secretaresse, management assistant of PA ben je verantwoordelijk voor het effectief beheren van de agenda van je manager, zodat hij (of zij) nooit te laat komt en altijd zijn deadlines behaald. Agendabeheer omvat echter veel meer dan alleen vergaderingen en afspraken maken of verzetten. In dit artikel hebben we een aantal effectieve agendabeheer tips voor je verzameld.

Ken de voorkeuren en prioriteiten van je manager

Wanneer is je manager het meest productief? Hoe lang is hij of zij bezig met bepaalde taken? Welke dag(en) zijn wel of niet geschikt om meetings in te plannen? Is het handig om een “blokkade” in de agenda te hebben waarop je manager e-mails en telefoontjes gaat beantwoorden? Om een antwoord te krijgen op deze vragen moet je natuurlijk eerst met je manager om te tafel.

Ken je al zijn voorkeuren? Dan kan je overgaan tot het maken van een soort van sjabloon met daarin ook terugkerende “blokken”. Ook essentiële data, weeknummers en andere gegevens (zoals bijvoorbeeld verjaardagen en feestdagen) kan je voor het hele jaar alvast in de agenda zetten.

Je kunt daarna, ter controle, ook een bepaalde periode ‘schaduwen’ en terugbladeren in het verleden om te controleren of je eventuele oude routines van je manager vergeten bent op te nemen in de agenda. Overleg met je manager of deze oude routines alsnog wilt opnemen in de agenda.

Zet in op taken en synchronisatie

Planningsfouten maken, zoals het dubbel boeken van afspraken is not done. Stel daarom herinneringen en meldingen in, zodat jullie belangrijke data niet over het hoofd zien.

Gebruiken jullie ook nog andere aparte apps, zoals bijvoorbeeld een app voor taakbeheer? Zorg er dan voor dat deze in realtime worden gesynchroniseerd en bijgewerkt in de agenda.

Tip: Werk jij met taken in Outlook? Lees dan dit artikel met praktische tips.

Weet hoe de agenda werkt

Maak tijd vrij om het agendaprogramma te begrijpen en weet hoe je die effectief kan gebruiken. Met welke andere tools kan de agenda zoal worden geïntegreerd? En hoe kan je de agenda delen met anderen? Welke sneltoetsen zijn er, zodat je snel informatie kunt toevoegen en bewerken? Als je het antwoord op deze vragen niet goed weet, dan is een cursus geen overbodige luxe…

Tip: bekijk hier een overzicht met cursussen Outlook.

Tip: Lees hier tips voor Google Agenda

Werk met kleurcodes

Bij een kleur coderingssysteem wijs je een kleur toe aan een bepaalde activiteit. Gebruik bijvoorbeeld blauw voor alle vergaderingen en rood voor geconcentreerd en ongestoord werken. Het is een snelle en effectieve manier jullie samen om in één oogopslag de agenda te bekijken.

Pak mogelijke planningsconflicten aan voordat ze zich voordoen

Bekijk de agenda ook een paar weken (max. een maand) in het vooruit, zo kan je een mogelijk planningsconflict vroegtijdig signaleren en oplossen. Stel, er is een vergadering die dinsdag om 16.30 uur eindigt, maar je manager heeft ook om 17.00 uur een diner verplichting. Dan kan je manager in tijdnood komen als de vergadering uitloopt. Misschien kan de vergadering eerder beëindigt worden of kan je manager iets eerder weggaan? Door aandacht te besteden aan de details en je manager vroegtijdig te informeren kan je frustraties voorkomen.

Houd je aan routines

Iedereen heeft structuur/routine nodig. Zo weet je precies waar je manager aan werkt en wanneer. Een effectieve routine moet gebaseerd zijn op energie en niet op tijd. Als je weet dat je manager in de ochtend het meest productief is, dan weet je ook dat hij zich in de ochtend het beste kan concentreren op dat ene project wat op dit moment zo belangrijk is. Nadat je de ideale routine(s) hebt bepaald, voeg je tijdblokken toe aan de agenda, die speciaal gereserveerd zijn voor die activiteiten. Onthoud dat routines elke dag hetzelfde moet blijven om effectief te blijven.

Optimaliseer de tijd voor verschillende soorten afspraken

Overleg met je manager hoe lang hij nodig denkt te hebben voor een afspraak met een potentiële klant en hoeveel tijd hij nodig denkt te hebben voor een overleg met een collega. Als je weet dat hoeveel tijd je manager aan de verschillende afspraken/meetings wil besteden, dan hoef je dat ook niet steeds na te vragen. Dat scheelt je weer tijd en eventuele frustraties.

Houd de tijd in de gaten

Als je manager in een vergadering (lees; wel in de eigen organisatie) zit, is hij waarschijnlijk niet gefocust op het scherp in de gaten houden van zijn agenda. Jij als “timekeeper” houdt dat wel in de gaten. Als er nog maar tien minuten over zijn, geef hem dan even een seintje, zodat hij weet dat het tijd is om af te ronden. Ook dat is effectief agendabeheer.

Maak tijd vrij om samen met je manager de agenda door te nemen

Hoe goed je het ook weet, je manager, schema’s en prioriteiten kunnen veranderen. Om dit aan te pakken, moet je tijd vrijmaken om de agenda samen door te nemen. Sommige secretaresses doen dit graag wekelijks, terwijl anderen vinden dat een keer per maand voldoende is. Het is maar net wat jullie prettig vinden.

Deze en meer andere praktische tips delen wij wekelijks in onze SecretaresseNet e-zine. Nog geen gratis abonnement? Meld je dan nu aan.

Nog meer tips lezen? Surf naar Calender.com