Het registreren van post

Het registreren van inkomende en uitgaande documenten noemen we postregistratie. In veel grote organisaties wordt de post centraal gesorteerd, ingeboekt in een postregistratiesysteem en vervolgens de organisatie ingestuurd.

Veel kleine bedrijven vinden een dergelijk postregistratiesysteem vaak te duur. Dat betekent dus dat je zelf een handmatig “postregistratiesysteem” moet maken om belangrijke documenten makkelijk te kunnen terugvinden.

Je kunt bijvoorbeeld denken aan een overzichtje van in- en uitgaande post in Excel.

Registreren

• de poststukken krijgen een nummer en/of kenmerk (opeenvolgend is aan te bevelen)
• de NAW – gegevens van de afzender
• de gegevens van de contactpersoon in de eigen organisatie
• briefdatum, zowel de ontvangstdatum bij binnenkomst als bij uitgaande post
• de verzenddatum
• onderwerp van het poststuk
• wie ontvangt het origineel en wie een kopie?
• eventuele acties die ondernomen moeten worden en wie dat dat zou moeten gaan doen

Softwarepakketten

Er zijn vele softwarepaketten die je kunnen helpen bij de registratie van poststukken. Er zijn vele softwarepakketten beschikbaar. Simpel via Google ‘postregistratie’ intypen geeft al veel resultaten.

Buitenlandse Post

Als je regelmatig post moet verzenden naar het buitenland dan is het van groot belang dat de adressering goed is. Het adres moet alle gegevens te bevatten om de postzending op de plaats van bestemming te krijgen. Surf hiervoor eens naar de website van de Wereldpostunie (UPU) voor hulp bij een correctie adressering.

Hier vind je ook een voorbeeld van een juiste adressering, zowel voor binnenlandse- als buitenlandse zendingen.