10 handige ChatGPT prompts om taken te prioriteren

Iedereen kent het gevoel van een eindeloze takenlijst waar je maar geen grip op krijgt. Wat moet eerst, wat kan wachten en wat is eigenlijk helemaal niet zo belangrijk? Gelukkig is er een verrassend hulpmiddel om structuur en overzicht in je dag te brengen: ChatGPT. Met slimme prompts kun je taken prioriteren, zakenreizen plannen en zelfs professionele notulen maken. In dit artikel vind je 10 handige ChatGPT prompts die je kunt inzetten bij het organiseren van jouw takenlijst.

Prompt 1: Rankschik je takenlijst

“Hier is mijn takenlijst inclusief deadlines: [lijst taken met deadlines]. Kun je ze voor mij rangschikken op prioriteit?”

Uitleg:
Taken met harde deadlines krijgen voorrang, maar soms vergeet je taken met lange deadlines die wél belangrijk zijn. Deze prompt zorgt ervoor dat je een gebalanceerde planning krijgt zonder iets over het hoofd te zien.

Prompt 2: Handbagage en visumvereisten samenvatten

“Mijn manager reist naar Amerika en ik wil een checklist maken voor handbagage en visumvereisten (ESTA). Kun je een overzicht maken van wat belangrijk is, inclusief tips voor het meenemen van zakelijke documenten en elektronica?”

Uitleg:
Met deze prompt krijg je een checklist die je aan je manager kunt geven. Denk aan het controleren van de ESTA-status, het meenemen van een internationale adapter, back-ups van belangrijke documenten en het klaarzetten van werkmateriaal zoals een laptop en agenda.

Prompt 3: Vluchtopties en reistijden

“Mijn manager reist van Amsterdam naar New York en heeft op [datum] een vergadering om 14:00 uur lokale tijd. Kun je vluchtopties vinden die op tijd aankomen en rekening houden met reistijden naar de locatie?”

Uitleg:
ChatGPT kan suggesties doen voor vluchten die rekening houden met aankomsttijden, eventuele wachttijden bij de douane en de reistijd naar de vergaderlocatie. Dit helpt je om een reisschema te maken dat realistisch en stressvrij is.

Prompt 4: Geschikte hotels zoeken

“Kun je suggesties geven voor hotels in New York die dicht bij [adres/district] liggen, met goede zakelijke faciliteiten zoals een vergaderruimte en snelle WiFi?”

Uitleg:
Deze prompt zorgt ervoor dat je snel een shortlist krijgt van hotels die aan zakelijke eisen voldoen. Je kunt ook extra criteria toevoegen, zoals een restaurant in het hotel of nabijheid van openbaar vervoer.

Prompt 5: Tijd besparen met standaard antwoorden

“Ik wil standaard e-mails maken voor veelgestelde vragen, zoals beschikbaarheid van mijn manager of uitnodigingen accepteren. Kun je voorbeelden maken van formele en informele e-mails?”

Uitleg:
Deze prompt levert je kant-en-klare sjablonen voor veelvoorkomende e-mails. Dit bespaart je tijd en zorgt voor consistente communicatie.

Prompt 6: Een standaardchecklist maken voor vergaderingen

“Ik organiseer regelmatig vergaderingen. Kun je een standaardchecklist maken voor alles wat ik moet voorbereiden, zoals vergaderlocatie, apparatuur, documenten en follow-up acties?”

Waarom nuttig?
Met deze prompt krijg je een praktische checklist die je bij elke vergadering kunt gebruiken. Het zorgt ervoor dat niets wordt vergeten, van het reserveren van een vergaderruimte tot het klaarzetten van benodigde documenten en het plannen van een follow-up.

Prompt 7: Locaties zoeken en vergelijken

“Ik moet een vergaderlocatie vinden voor 10 personen in [stad]. Kun je suggesties geven voor locaties met goede faciliteiten en cateringopties?”

Uitleg:
Deze prompt helpt je snel een shortlist te maken van geschikte vergaderlocaties. ChatGPT kan ook aanvullende criteria meenemen, zoals parkeergelegenheid of nabijheid van een station.

Prompt 8: Notulen structureren en samenvatten

“Ik heb notities gemaakt tijdens een vergadering. Dit zijn mijn aantekeningen: [vergadernotities]. Kun je hiervan een overzichtelijke samenvatting maken met actiepunten en deadlines?”

Of

“Hier zijn mijn notities van de vergadering: [vergadernotities]. Kun je een samenvatting maken per agendapunt met de belangrijkste beslissingen en/of actiepunten, inclusief wie wat doet en wanneer het af moet zijn?”

Uitleg:
Notulen uitwerken kost tijd, maar met deze ChatGPT prompts kun je je ruwe aantekeningen snel omzetten in een professioneel verslag. Experimenteer ook door extra vragen toe te voegen.

Leestip: De toekomst van notuleren: 10 AI-tools die je moet kennen

Prompt 9: Interne communicatie stroomlijnen

Prompt: “Ik moet een update sturen naar het team over project X. Kun je een korte en duidelijke e-mail opstellen waarin de belangrijkste punten worden genoemd?”

Uitleg:
Effectieve communicatie is cruciaal in je werk. Met deze prompt krijg je een overzichtelijke e-mail die je kunt aanpassen en direct kunt versturen naar je collega’s.

Prompt 10: Voorbereiding van een dagplanning voor de manager

“Ik beheer de agenda van mijn manager. Kun je een dagplanning maken op basis van deze afspraken: [lijst afspraken]. Zorg ervoor dat er tijd is voor pauzes, reistijd, en onvoorziene zaken. Voeg ook suggesties toe voor optimale productiviteit.”

Waarom nuttig?
Deze prompt helpt je om een realistische en goed georganiseerde dagplanning voor je manager te maken. Het houdt rekening met reistijd, belangrijke focusmomenten en voorkomt dat de dag te volgepland wordt. Dit ondersteunt jouw manager in het optimaal benutten van de werkdag.

Deze 10 ChatGPT prompts bieden praktische oplossingen die speciaal zijn afgestemd op jouw dagelijkse werkzaamheden. Probeer ze uit en ontdek hoe deze ChatGPT prompts je kunnen ondersteunen bij je dagelijkse werkzaamheden!