Slimme AI-tools om e-mails te schrijven

Elke dag besteed je waarschijnlijk flink wat tijd aan het schrijven en beantwoorden van e-mails. Of het nu gaat om het plannen van afspraken, beantwoorden van vragen of het opstellen van een nette follow-up, het kost allemaal kostbare tijd. Gelukkig zijn er slimme AI-tools die je hierbij kunnen helpen. Deze tools nemen je werk uit handen door e-mails voor te bereiden, suggesties te geven en zelfs automatisch berichten te genereren. In dit artikel ontdek je hoe AI je kan ondersteunen bij het schrijven van e-mails, welke tools de moeite waard zijn en hoe je ze slim inzet in je werkdag.

Wat zijn AI-tools voor het schrijven van e-mails?

Stel je voor: je moet snel een e-mail opstellen, maar je twijfelt over de juiste formulering. Geen zorgen, AI-tools schieten te hulp! Deze slimme assistenten helpen je niet alleen met het schrijven en herschrijven van e-mails, maar ook met het organiseren en beantwoorden ervan. Ze begrijpen de context van je berichten, doen slimme suggesties en kunnen zelfs complete e-mails voor je genereren. Zo bespaar je tijd, voorkom je slordige fouten en houd je je communicatie professioneel en consistent – zonder extra moeite.

De voordelen van AI bij e-mailbeheer

Het gebruik van slimme AI-tools voor e-mailbeheer heeft diverse voordelen:

• Tijdsbesparing: AI kan standaardantwoorden opstellen en inkomende e-mails sorteren, zodat jij minder tijd kwijt bent aan repetitieve taken.
• Consistentie: AI helpt bij het behouden van een uniforme schrijfstijl en toon, wat handig is als je namens je manager of team communiceert.
• Foutreductie: Door ingebouwde grammatica- en spellingscontrole worden fouten direct herkend en gecorrigeerd.
• Efficiëntere communicatie: AI-tools helpen je met het snel formuleren van duidelijke en overtuigende berichten.

Welke AI-tools zijn er zoal voor het schrijven van e-mails?

Er zijn verschillende AI-tools die je kunnen helpen bij het efficiënter en effectiever opstellen van e-mails. Hieronder een overzicht van enkele populaire opties:

1. Canary Mail

Canary Mail is een AI-gestuurde e-mailapplicatie die niet alleen helpt bij het opstellen van e-mails, maar ook je inbox beheert. De tool analyseert je e-mailgeschiedenis en doet suggesties om je schrijfstijl te verbeteren. Daarnaast kan Canary Mail geautomatiseerde antwoorden genereren op basis van de inhoud van binnenkomende berichten. Voor persoonlijk gebruik is het gratis.

2. Frase.io

Oorspronkelijk ontwikkeld voor het schrijven van SEO-content, maar ook handig voor e-mails. Frase.io helpt bij het genereren van inhoud op basis van zoekwoorden en context, wat handig is als je overtuigende e-mails moet schrijven. Er is een gratis proefversie.

3. Copy.ai

Copy.ai maakt gebruik van AI om creatieve en professionele teksten te genereren. Het kan helpen bij het schrijven van gepersonaliseerde e-mails, follow-ups en zelfs volledige nieuwsbrieven.

4. WriteMail.ai

Deze tool is speciaal ontworpen om het opstellen van e-mails makkelijker te maken. WriteMail.ai genereert professionele en boeiende e-mails op basis van jouw input en schrijfstijl. Let op: deze tool is niet gratis.

5. Smartwriter

Smartwriter helpt je om gepersonaliseerde e-mails te schrijven door je doelgroep en branche te analyseren. Handig als je regelmatig ongevraagde e-mails of introductieberichten verstuurt en je boodschap toch persoonlijker en effectiever wilt maken.

AI slim integreren in je werkdag: praktische tips

Wil je AI optimaal benutten voor het schrijven van e-mails? Dan hebben we hier een aantal handige tips:

1. Gebruik CoPilot voor snelle concepten

CoPilot, onderdeel van Microsoft 365, is ideaal als je snel een concept-e-mail nodig hebt. Je typt een paar steekwoorden in, en CoPilot genereert een professioneel bericht dat je daarna kunt aanpassen. Dit is perfect voor secretaresses die vaak dezelfde soort e-mails moeten sturen, zoals afspraken bevestigen of verzoeken indienen.

2. Zet ChatGPT in voor complexe e-mails

Als je een uitgebreidere of tactische e-mail moet opstellen, kan ChatGPT een goede sparringpartner zijn. Geef de AI een korte briefing over de situatie, de toon die je wilt gebruiken en de kernboodschap. ChatGPT kan dan een goed geformuleerd voorstel geven, dat je zelf nog kunt finetunen.

3. Maak standaardantwoorden met AI

Veel AI-tools, zoals CoPilot en ChatGPT, kunnen sjablonen genereren voor veelgebruikte e-mails. Denk aan vergaderverzoeken, afwezigheidsmeldingen en bedankmails. Dit scheelt tijd en zorgt ervoor dat je altijd een professionele en consistente toon hanteert.

4. Blijf de menselijke touch behouden

AI kan veel voor je doen, maar het is belangrijk dat e-mails niet te onpersoonlijk of generiek worden. Pas de gegenereerde tekst altijd een beetje aan, zodat deze beter aansluit bij de ontvanger en de situatie.

5. Experimenteer en ontdek wat werkt

Elke AI-tool heeft zijn eigen sterke punten. Test verschillende tools uit en kijk welke het beste aansluit bij jouw manier van werken. Misschien werkt CoPilot goed voor korte zakelijke e-mails, terwijl ChatGPT beter is voor lange, gedetailleerde berichten.

AI-tools bieden je een manier om efficiënter en effectiever e-mails te schrijven. Of je nu gebruikmaakt van CoPilot voor snelle concepten, ChatGPT voor doordachte berichten of specifieke tools zoals Canary Mail en Smartwriter, er zijn talloze manieren om AI in te zetten. Door slim gebruik te maken van deze technologie kun je tijd besparen en de kwaliteit van je communicatie verbeteren.